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ESTATUTOS DE LA ASOCIACIÓN SOCIEDAD ESPAÑOLA DE PRÓTESIS ESTOMATOLÓGICA Y ESTÉTICA (SEPES)

CAPÍTULO I DE LA ASOCIACIÓN

ARTÍCULO 1º. Bajo la denominación de “SOCIEDAD ESPAÑOLA DE PRÓTESIS ESTOMATOLÓGICA Y ESTÉTICA (SEPES)”, se encuentra constituida una asociación profesional, que se regirá por los presentes Estatutos, por la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo y normas complementarias, con personalidad jurídica y plena capacidad de obrar, careciendo de ánimo de lucro.

ARTÍCULO 2º. La SOCIEDAD ESPAÑOLA DE PRÓTESIS ESTOMATOLOGICA Y ESTÉTICA (SEPES) constituye una asociación profesional de carácter representativo, independiente de la Administración, sin perjuicio de las relaciones de derecho público que con ella legalmente corresponda.

La Asociación se constituye con estructuras organizadas mediante sistema electoral de representación democrática, conforme a las disposiciones establecidas en la ley.

ARTÍCULO 3º.

A) Son fines de la Asociación:

a.1) Aunar las actividades individuales de los profesionales interesados en la prótesis, facilitando y estructurando una labor científica formadora e intercambiando la experiencia y la investigación personal.

a.2) Llevar a cabo una labor de divulgación y de enseñanza entre la profesión odontoestomatológica y el público en general.

a.3) Mantener relaciones científicas con otras organizaciones nacionales e internacionales dentro del ámbito de la profesión odontoestomatológica.

a.4) Defender y respetar los derechos de los miembros y velar por el estricto cumplimiento de las normas éticas y de conducta de los miembros de la Asociación.

B) La Asociación, para el cumplimiento de uno de sus primordiales fines, esto es, el facilitar la formación y mejora científica de sus miembros, deberá organizar una Reunión Científica Anual.

C) La Asociación sólo podrá ser utilizada para pretender los fines establecidos en el apartado A) de este artículo y nunca para beneficio económico de ninguno de sus miembros.

ARTÍCULO 4º. La Asociación se constituye por tiempo indefinido.

ARTÍCULO 5º. El ámbito territorial de la Asociación alcanzará a todo el territorio del Estado español, sin perjuicio de poder participar internacionalmente en las actividades de otras asociaciones y entidades comunitarias o extracomunitarias, o federaciones de las mismas, que pudieran existir o crearse en el futuro, siempre de conformidad con la normativa vigente.

CAPÍTULO II DE LOS ÓRGANOS DE LA ASOCIACIÓN

ARTICULO 6º. El gobierno y la representación de la Asociación serán ejercidas por la Asamblea General, la Junta Directiva y el Presidente.

ARTICULO 7º.

A) La Asamblea General es el órgano supremo de gobierno de la Asociación, integrado por los asociados, que adopta sus acuerdos por el principio mayoritario o de democracia interna, y se entenderá constituida, tanto cuando se reúna previa convocatoria realizada a tal fin, como cuando reunidos todos sus asociados con derecho a voto decidan celebrarla por unanimidad.

B) Obligatoriamente la Asamblea General deberá ser convocada y celebrada en Sesión Ordinaria una vez al año, y extraordinariamente, según las normas que se desarrollan en el Reglamento anexo a estos Estatutos, de los que forma parte integrante.

ARTICULO 8º. La Junta Directiva es el órgano de representación que gestiona y representa los intereses de la Asociación, de acuerdo con las disposiciones y directivas de la Asamblea General. Sólo podrán formar parte de la Junta Directiva los asociados, siendo requisitos indispensables, entre otros:

  • Ser mayor de edad.
  • Estar en pleno uso de los derechos civiles y no estar incurso en los motivos de incompatibilidad establecidos en la legislación vigente.

La capacidad y el régimen interno de funcionamiento de la Junta Directiva se desarrollan en el Reglamento adjunto a estos Estatutos.

CAPÍTULO III – DE LA EXTINCIÓN Y DISOLUCIÓN DE LA ASOCIACIÓN

ARTICULO 9º. La Asociación se disolverá por la voluntad de los asociados expresada en Asamblea General convocada al efecto, así como por las causas determinadas en el artículo 39 del Código Civil y por sentencia judicial firme.

En caso de disolución de la Asociación se procederá al cumplimiento de todas las obligaciones pendientes en el orden económico; La Asamblea General nombrará una Comisión Liquidadora, la cual, una vez extinguidas las deudas, si existiese haber sobrante, se destinará a una entidad de carácter benéfico.

CAPÍTULO IV DE LA MODIFICACIÓN DE LOS ESTATUTOS Y DEL REGLAMENTO

ARTICULO 10º. Para la modificación de los Estatutos será necesario la convocatoria de una Asamblea General.

ARTICULO 11º. Para la modificación del Reglamento anexo se habrán de cumplir los mismos requisitos que para la modificación del presente texto, del que forma parte integrante. 

La remisión que en estos Estatutos se hace a las normas legales o reglamentarias se entenderá hecha a las sucesivas que interpreten, amplíen, condicionen, modifiquen, sustituyan o deroguen las vigentes.

En el supuesto de que pudiera existir alguna contradicción entre las presentes disposiciones y cualquier norma legal o reglamentaria de carácter imperativo, prevalecerá lo establecido en dicha norma en perjuicio de los presentes Estatutos.

REGLAMENTO ANEXO A LOS ESTATUTOS DE LA ASOCIACIÓN SOCIEDAD ESPAÑOLA DE PRÓTESIS ESTOMATOLÓGICA Y ESTÉTICA (SEPES)

I. DE LA SEDE SOCIAL

ARTICULO 1º. El domicilio social de la Asociación será el mismo que el del Consejo General de Odontólogos y Estomatólogos de España, ubicado actualmente en 28001-MADRID, C/ Villanueva, 11, 7º, salvo que éste no lo autorice, o la Junta Directiva decida cambiarlo previa autorización de la Asamblea General.

II. DE LOS ASOCIADOS

ARTICULO 2º. La Asociación estará integrada por diferentes tipos de miembros:

  • A) Asociados de honor.
  • B) Asociados fundadores.
  • C) Asociados afiliados.
  • D) Asociados activos.
  • E) Asociados júnior.
  • F) Asociados adheridos.

A) Asociados de honor. Podrán ser nombrados miembros de honor las personas que, sin cumplir los requisitos para pertenecer a algunas de las otras categorías, por sus servicios, trabajos o escritos hayan contribuido al progreso de la prótesis, así como los miembros activos que cesen en el ejercicio de la odontología después de haber colaborado de forma significativa en las tareas de la Asociación. También pertenecerán a esta categoría los profesionales extranjeros que hayan participado con brillantez en algún evento de la Asociación.

Las propuestas de candidatos a miembros de honor serán hechas por la Junta Directiva y aprobadas en la Asamblea General.

Esta categoría de asociados estará exenta del pago de las cuotas de la Asociación.

B) Asociados fundadores. Será considerado asociado fundador toda persona que ingresó en la Asociación antes del día 1 de enero de 1971.

C) Asociados afiliados. Podrán ser miembros afiliados de la Asociación todos aquellos profesionales que se encuentren en posesión del correspondiente título de odontólogo, médico estomatólogo o médico especialista en estomatología, que ejerzan legalmente en el ámbito de la Unión Europea, y que cumplan los requisitos de admisión de asociados que se
recogen en el texto de los presentes Estatutos.

D) Asociados activos. Accederán a esta categoría aquellos asociados que por su labor científica hayan destacado dentro de la Asociación y que cumplan con alguno de los siguientes requisitos y lo soliciten:

  • a) Ser invitado como conferenciante o ponente oficial en alguna de las
    reuniones.
  • b) Ser primer firmante y ponente de dos comunicaciones en dos
    diferentes años.
  • c) Haber recibido algún premio S.E.P.E.S.-Gascón.
  • d) Los miembros activos actuales

E) Asociados junior. Podrán pertenecer a la Asociación con esta categoría los estudiantes de odontología o estomatología en cualquier universidad de la Unión Europea, y los licenciados en dichas disciplinas que tengan una edad inferior a 30 años.

La Junta Directiva podrá fijar el régimen de actividades, ventajas y demás condiciones que correspondan a esta categoría de asociados. El tope de edad para disfrutar de estas condiciones se podrá modificar por la Junta Directiva.

Los asociados júnior estudiantes no tendrán derecho a voto y estarán exentos del pago de cuotas. Los asociados júnior recién licenciados, durante los dos primeros años como licenciados, también estarán exentos del pago de cuotas y no tendrán derecho a voto.

F) Asociados adheridos. Pueden ser miembros adheridos aquellos profesionales que aun no siendo odontólogos o estomatólogos demuestren un interés por la prótesis y una vinculación con la misma, siempre que vengan avalados por dos asociados que tengan reconocido el derecho de voto, con más de cinco años de antigüedad como miembros de la Asociación. Las propuestas serán hechas por la Junta Directiva y aprobadas en la Asamblea General. Esta categoría no tiene derecho a voto.

ARTICULO 3º. La admisión de miembros estará supeditada a la presentación de la correspondiente solicitud firmada, en la cual se ha de expresar la aceptación de estos Estatutos, del cumplimiento de los requisitos expresados en el artículo anterior para cada categoría y a la satisfacción de la cuota de ingreso y la primera cuota anual, exceptuando las categorías que están exentas de dicha cuota. Así mismo, la solicitud de admisión debe estar avalada por dos miembros con derecho a voto de la Asociación. Después de ser revisada la documentación por la Junta Directiva, los nuevos miembros tendrán categoría de tales socios de forma provisional. La aceptación formal de nuevos miembros se hará en la Asamblea General Ordinaria a propuesta de la Junta Directiva, pero éstos no adquirirán la condición de asociados, con
reconocimiento de los correspondientes derechos y obligaciones, hasta la siguiente Asamblea General que se celebre, salvo los que expresamente estime oportunos la Junta Directiva, con exclusión en todo caso del derecho de voto.

Los asociados vendrán obligados a cumplir los presentes Estatutos y los acuerdos válidos de las Asambleas y la Junta Directiva, a asistir a las Asambleas y demás actos que se organicen y a abonar las cuotas que se fijen, cuando en su caso corresponda.

ARTÍCULO 4º. Son causas de pérdida de la condición de asociado las siguientes:

  • a) Baja voluntaria.
  • b) Impago de cuotas.
  • c) Motivos disciplinarios.

Todo asociado podrá solicitar su baja en la Asociación en cualquier momento sin que dicha baja exima al asociado en cuestión de satisfacer las obligaciones que tuviere pendientes con la Asociación.

La Asamblea General podrá separar a cualquier miembro que cometa actos que le hagan indigno de seguir perteneciendo a la misma o que no cumpla sus deberes como asociado.

ARTÍCULO 5º. Si al término de una anualidad algún miembro de la Asociación no ha abonado sus cuotas será invitado, por carta certificada, a ponerse al día en sus obligaciones. En caso de que a la celebración de la siguiente Asamblea General y después de dicha comunicación no esté al corriente de su cotización, la Asamblea General, a propuesta de la Junta Directiva, acordará la baja de dicho asociado.

III. DE LA ASAMBLEA GENERAL

ARTICULO 6º. La Asamblea General es el órgano supremo de gobierno de la Asociación, integrada por todos los asociados.

Tendrán derecho a voto los asociados que no tengan excluido el mismo por el presente Reglamento.

La Asamblea General será presidida y moderada por el Presidente de la Asociación, quien ostentará el voto de calidad en caso de empate en cualquier votación.

Actuará como Secretario de la Asamblea General el de la Asociación.

ARTICULO 7º. Las reuniones de la Asamblea General podrán ser ordinarias o extraordinarias. 

La Asamblea General ordinaria se celebrará una vez al año, coincidiendo con la celebración de la Reunión Científica Anual, donde se examinará la gestión de la Asociación y se aprobarán, en su caso:

  • Las cuentas anuales y el balance del ejercicio anterior.
  • La elección de la sede de la Reunión Científica Anual.
  • La aprobación de los proyectos de la Junta Directiva que se sometan a su autorización.
  • La fijación o modificación de las cuotas anuales, con independencia de las facultades reconocidas a la Junta Directiva para llevar a cabo modificaciones coincidentes con la variación del IPC.
  • El proceso de elecciones correspondiente y la toma de posesión de los miembros de la Junta Directiva.
  • Cualquier otro asunto que se encuentre debidamente incluido en el orden del día y no sea de competencia exclusiva de otro órgano de la Asociación.

ARTICULO 8º. La convocatoria de la Asamblea General Ordinaria se realizará por la Junta Directiva, por correo, o por cualquier procedimiento de comunicación, individual y escrita, que asegure la recepción de la notificación por todos los asociados en el domicilio que tengan designado, con un mínimo de 15 días de antelación a la fecha señalada para su celebración.

En la convocatoria se indicará el lugar, el día y la hora de la reunión, así como el orden del día de los asuntos a tratar. La Junta Directiva valorará la inclusión en el orden del día de los puntos que le sean sugeridos por los socios, siempre que le sean comunicados por escrito con anterioridad a la formalización de la convocatoria, siendo obligatoria su inclusión si la propuesta la formalizan asociados que representen al menos el 5% de los asociados con derecho a voto. Los acuerdos aprobados en la Asamblea en el apartado de ruegos y preguntas que recojan asuntos a tratar en la siguiente Asamblea
General vincularán a la Junta Directiva, que deberá incluirlos en el orden del día de la misma.

Las Asambleas Generales quedarán válidamente constituidas cualquiera que sea el número de asociados presentes o representados.

ARTICULO 9º. La Asamblea General decidirá por mayoría simple de los asociados presentes o representados, mediante voto libre y directo, sobre los asuntos propios de la misma que fueren sometidos a su consideración y se encuentren debidamente incluidos en el orden del día. No obstante lo anterior, requerirán mayoría cualificada de los asociados presentes o representados, que resultará cuando los votos afirmativos superen la mitad, los acuerdos relativos a disolución de la Asociación, modificación de los Estatutos, disposición o enajenación de bienes inmuebles y remuneración de los miembros del órgano de representación.

Las votaciones podrán ser a mano alzada, salvo que algún asociado con derecho a voto solicite votación secreta.

Todo miembro de la Asociación, incluso disidente o ausente, quedará sometido a los acuerdos tomados en la Asamblea General, que solamente podrán ser impugnados de acuerdo con la normativa vigente.

ARTICULO 10º. La Asamblea General se celebrará con carácter extraordinario cuando las circunstancias lo aconsejen, a juicio del Presidente, cuando la Junta Directiva lo acuerde comunicándolo a todo los asociados al menos con un mes de antelación o cuando lo propongan por escrito, con 2 meses de antelación, al menos el 10 % de los asociados con derecho a voto, mediante carta dirigida al Presidente, en la que deberán expresarse los motivos de la referida solicitud y los asuntos concretos a tratar en la misma. 

Tanto en la Asamblea General Ordinaria como en la Extraordinaria se podrán tratar y acordar asuntos de competencia de la Asamblea y que se hayan incluido debidamente en el orden del día.

ARTICULO 11º. El Secretario de la Asamblea General elaborará el acta de la sesión, que será aprobada en la siguiente reunión de la misma; no obstante, cuando la urgencia de los asuntos tratados así lo requiriese, podrá ser aprobada por la propia Asamblea General como último punto o inciso final.

IV. DE LA JUNTA DIRECTIVA

ARTICULO 12º. La Junta Directiva es el órgano de representación que gestiona y representa los intereses de la Asociación, de acuerdo con las disposiciones y directivas de la Asamblea General. Quedará válidamente constituida para adoptar acuerdos, los cuales se tomarán por mayoría simple, cuando concurran a sus reuniones al menos la mitad de sus miembros. En caso de empate el voto del Presidente decidirá.

ARTICULO 13º. La Junta Directiva se compone de un Presidente, dos Vicepresidentes, un Secretario-Tesorero y dos Vocales.

Son facultades de la Junta Directiva:

  • Dirigir las actividades sociales y llevar la gestión económica y administrativa de la Asociación, acordando realizar los oportunos contratos y actos.
  • Ejecutar los acuerdos de la Asamblea General.
  • Formular y someter a la aprobación de la Asamblea General los Balances y Cuentas Anuales.
  • Determinar las cuotas exigibles a los asociados conforme a la variación experimentada por el IPC.
  • Resolver sobre la admisión de nuevos asociados.
  • Impulsar y ejecutar el proceso de elección de cargos.
  • Cualquier otra facultad que no sea de la exclusiva competencia de la Asamblea General.

La Junta Directiva podrá delegar todas o algunas de sus facultades que resulten delegables en algunos de sus miembros, o constituir una comisión ejecutiva a tal fin, sin perjuicio de los apoderamientos que pueda conferir a cualquier persona.

ARTICULO 14º. El Presidente de la Junta Directiva, que lo será a su vez de la Asamblea General y de la Asociación, representará a ésta última en todos los órdenes y ámbitos administrativos, judiciales y privados y ejecutará toda clase de acciones con autorización o por delegación de la Junta Directiva. 

En caso de ausencia del Presidente éste será sustituido por alguno de los Vicepresidentes y, en su defecto, por algún miembro de la Junta designado por la misma a tal efecto, no obstante, las sustituciones no alcanzarán a las facultades expresamente otorgadas por autorización o delegación.

ARTICULO 15º. El Presidente y el resto de los miembros de la Junta Directiva serán elegidos para un período de tres años en la primera Asamblea General que se celebre en el año correspondiente al vencimiento de los cargos que se encuentren en vigor.

La elección se hará de entre las candidaturas que hubieran sido presentadas de acuerdo con la convocatoria hecha por la Junta Directiva, por mayoría simple y mediante votación libre y directa de los asistentes. La votación será a mano alzada excepto cuando lo solicite cualquier asociado presente en la Asamblea. Los asistentes a la Asamblea General deberán indicar en un papel la candidatura votada. Las candidaturas deberán ser presentadas por escrito al Secretario-Tesorero al menos 100 días antes de la Asamblea General y reunirán las siguientes características:

  • Sólo podrán ser presentados a las elecciones para el cargo de Presidente, aquellos miembros activos que tengan una antigüedad de al menos 7 años.
  • Para el de Vicepresidente, aquellos miembros activos que tengan una antigüedad de al menos 5 años.
  • Para el de Secretario-Tesorero, aquellos miembros activos que tengan una antigüedad de al menos 2 años.
  • Para el de Vocal, aquellos miembros activos que tengan una antigüedad de al menos 1 año.
  • Las listas serán cerradas y completas, debiendo presentar candidatos a todos los cargos.
  • Las antigüedades exigidas habrán de quedar cumplidas en el momento de la presentación de las candidaturas.
  • No serán válidos el voto delegado ni el voto por correo.

ARTICULO 16º. Si durante el tiempo para el que fueron elegidos los miembros de la Junta Directiva se produjesen vacantes, ésta podrá libremente cubrir las mismas, de manera provisional, designando de entre los asociados a quienes considere oportuno, siempre que reúnan las condiciones exigibles para todo candidato al cargo. La Junta deberá presentar dichas designaciones provisionales a la siguiente Asamblea General que se celebre, para que ésta las ratifique o rechace, eligiendo, en este último supuesto, a los asociados con las condiciones indicadas que considere conveniente para los cargos vacantes.

En el caso de que la vacante sea en el cargo de Presidente, ésta será suplida por el Vicepresidente de mayor edad, quien deberá convocar de nuevo proceso electoral para la siguiente Asamblea General.

Además de las disposiciones contenidas en el presente texto el proceso electoral vendrá regulado por un reglamento de elecciones.

ARTICULO 17º. El Secretario-Tesorero de la Junta Directiva, que lo será a su vez de la Asamblea General y de la Asociación, ostentará la función propia de su cargo, con facultad certificante completada con el visto bueno del Presidente, la dirección administrativa y de la custodia de toda la documentación de la Asociación y, así mismo, deberá levantar acta de las reuniones de la Junta Directiva y de las Asambleas Generales con el visto bueno del Presidente. Dará cuenta y lectura del acta inmediatamente anterior para su aprobación durante la Asamblea o sesión de la Junta, custodiará los
fondos de la Asociación, pagará los gastos acordados estatutariamente y los que se produzcan por el desarrollo normal de la actividad de la Asociación y autorizará, junto con el Presidente, la disposición de fondos de la Asociación.

ARTICULO 18º. Los miembros de la Junta Directiva no podrán ser reelegidos más que una vez para el mismo cargo, aunque sí para cargos distintos dentro de la Junta.

Los miembros de la Junta Directiva podrán causar baja, entre otros supuestos, por renuncia voluntaria comunicada por escrito a dicho órgano, por incumplimiento de las obligaciones que tuvieran encomendadas, verificado por acuerdo de la Asamblea General, y por expiración del mandato. 

Los miembros de la Junta Directiva que hubieren agotado el plazo para el que fueron elegidos continuarán ostentando sus cargos hasta que se produzca el nombramiento y aceptación de los que los sustituyan, o hasta la celebración de la siguiente Asamblea General en la que se recoja en su orden del día la renovación de dichos cargos.

V. DE LAS ACTIVIDADES CIENTIFICAS

ARTICULO 19º. La Asociación celebrará una Reunión Científica Anual para la presentación, discusión e intercambio de las experiencias e inquietudes de los miembros asociados. Esta Reunión será responsabilidad de la Junta Directiva quién velará por el buen funcionamiento de todos los aspectos organizativos. Las decisiones del Comité Organizador de la Reunión estarán en todo caso supeditadas a las de la Junta Directiva de la Asociación.

Esta Reunión estará presidida por la persona designada en la Asamblea General conforme a las siguientes normas:

  • a) La persona elegida ostentará el cargo del Presidente de la Reunión
    Científica Anual.
  • b) El Presidente presentará a la Asamblea General la ciudad donde
    tendrá lugar la Reunión Científica Anual.
  • c) El Presidente de la Reunión será elegido de entre los candidatos
    presentados en la Asamblea General con tres años de antelación a la fecha de
    la Reunión.
  • d) Deberá elegir un comité organizador con el número de miembros
    que estime oportuno.
    Sólo se podrán presentar candidaturas para los tres años siguientes al
    año en curso, nunca para reuniones posteriores.

ARTICULO 20º. La elección de Presidente de la Reunión Científica Anual se realizará mediante votación libre y directa en la Asamblea General. La votación será a mano alzada, salvo que algún asociado con derecho a voto solicite el voto secreto, en cuyo caso se procedería a la votación mediante papeletas.

La Reunión Científica Anual vendrá regulada, además de por las disposiciones anteriores, por un reglamento de organización.

VI. DEL RÉGIMEN ECONÓMICO

ARTICULO 21º. La Asociación se financiará:

  • A) Con las cuotas anuales de los asociados, con las cuotas de ingreso
    y con las derramas extraordinarias establecidas, en su caso, por la Asamblea
    General.
  • B) Con las donaciones o legados que sean admitidos por la Junta
    Directiva y cualquier otro derecho adquirido sobre todo tipo de bienes.
  • C) Con los intereses, rentas o solares que produzcan los bienes y
    derechos que integran el patrimonio de la Asociación.
  • D) Cualquier otro recurso lícito

ARTICULO 22º. La administración de los fondos corresponderá a la Junta Directiva, pudiendo disponer de dichos fondos el Presidente y el Secretario-Tesorero o cualquier persona designada por la Junta Directiva.

ARTICULO 23º. El patrimonio o fondo social de la Asociación es de 3.500 euros.

El destino que se dará a los fondos de la Asociación será, en primer lugar, el pago de los gastos de mantenimiento de ésta y posteriormente la realización de los objetivos de la misma.

ARTICULO 24º. Todos los ingresos y gastos estarán reflejados en un libro de contabilidad que, a tales efectos, deberá llevar el Secretario-Tesorero. 

El ejercicio asociativo y económico será anual y su cierre tendrá lugar el 30 de junio, a partir del ejercicio 2010-2011.

ARTICULO 25º. Los estados de cuentas de la Asociación estarán a disposición de cualquier asociado durante la celebración de la Asamblea General Ordinaria, garantizando así la total transparencia de la gestión de los fondos de la misma.

La remisión que en este Reglamento se hace a las normas legales o reglamentarias, se entenderá hecha a las sucesivas que interpreten, amplíen condicionen, modifiquen, sustituyan o deroguen las vigentes. En el supuesto de que pudiera existir alguna contradicción entre las presentes disposiciones y cualquier norma legal o reglamentaria de carácter imperativo, prevalecerá lo establecido en dicha norma en perjuicio del presente Reglamento.

REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN DE REUNIONES CIENTÍFICAS ANUALES DE SEPES

1. SOLICITUDES, PLAZO Y FORMA

Para ser candidato a organizar una reunión Anual de la Sociedad Española de Prótesis Estomatológica (en adelante R.A. y SEPES), deberá presentarse la solicitud con 3 años de anticipación.

Dicha solicitud se presentará por escrito, con al menos tres meses de antelación a la fecha de inicio de la R.A. del año en curso, dirigida a la oficina de la Sociedad y a la atención del Presidente. El escrito se acompañará de una memoria que justifique las condiciones de la ciudad para optar a ser Sede.

Si se presentasen dos o más solicitudes de una misma ciudad, se aceptarán todas con carácter provisional, pero la Junta Directiva (en adelante J.D.) de SEPES contactará con ellas con el fin de comunicarles la coincidencia y sugerir que se presente una sola candidatura por ciudad. En cualquier caso, la renuncia o la unificación de candidaturas deberá presentarse y recibirse por escrito un mes antes de la R.A. del año en curso en la oficina de SEPES.

SEPES contestará a las solicitudes y, si han sido aceptadas provisionalmente, se pedirá al solicitante la presentación de un proyecto inicial para valoración y votación por la Asamblea General de la R.A. del año en curso (tres años anteriores a la R.A. solicitada).

Cuando un proyecto haya sido aprobado por la Asamblea de la Sociedad, deberá presentar el desarrollo del programa en cada una de las asambleas siguientes, exponiendo, al menos, los siguientes puntos:

  • 3 años antes: candidatura y proyecto: presentación de la ciudad sede, auditorio,…
  • 2 años antes: programa preliminar y presupuesto orientativo, así como plano de la exposición comercial sin la adjudicación de los stands.
  • 1 año antes: programa y presupuesto definitivos, plano definitivo de la exposición comercial, presentación de la web de la RA.

2. CANDIDATURA

Se presentará ante la Asamblea General de SEPES un Proyecto de R.A., respaldado por una candidatura de la que se conozca, al menos, los cargos de Presidente, Vicepresidente, Secretario y Tesorero. La Junta Local u Organizadora (en adelante J.L.) deberá constar, así mismo, de un mínimo de tres y un máximo de seis Vocales, no siendo necesario conocer sus nombres en el momento de presentar la candidatura.

Si se pretende crear la figura de “Presidente o Madrina de Honor”, debe ser previamente sugerido por la J.L. y aceptado por la J.D. de SEPES.

Las candidaturas presentadas dispondrán, cada una, de 10 minutos durante la Asamblea General, para exponer y defender su propuesta.

La exposición podrá ser realizada con apoyo audiovisual y debe incluir, no sólo la memoria de la ciudad, sino también el proyecto de R.A. Tras la exposición de las candidaturas, se procederá a la votación para la aceptación definitiva de la
candidatura elegida.

  1. Requisitos de los miembros de la J.L.:
    Todos los miembros de la J.L. deben estar colegiados y ser socios de SEPES.
  2. El Presidente y Vicepresidente debe tener 4 ó más años de antigüedad como socio de SEPES en el momento de la solicitud. En la Asamblea donde debe presentar su candidatura (la de 3 años antes de la celebración de la R. A. solicitada), su presencia en la misma sólo podrán ser excusadas por causas justificadas, siendo entonces el vicepresidente, el secretario o el tesorero de la J.L. las personas encargadas de defender en ese caso la candidatura.
  3. El Secretario y Tesorero debe tener 3 o más años de antigüedad como socio de SEPES en el momento de la solicitud.
  4. El resto de los componentes de la J.L. deben ser socios de SEPES en el momento de la celebración del congreso.
  5. Al menos 3 de los miembros de la J.L. deben acompañar al Presidente a la asamblea de la R.A. previa a la que organicen. En ella, como ya ha sido comentado, se expondrá ante los socios de SEPES el programa y presupuesto definitivos.

Si por cualquier circunstancia, no hubiera candidaturas, la Junta de SEPES quedará facultada para designar Sede y J.L.

3. PROYECTO DE LA REUNION ANUAL

  • En él se hará constar:
  • Ciudad
  • Fechas de la R.A.
  • Hoteles
  • Comunicaciones de la ciudad
  • Actos sociales
  • Programa preliminar (si lo hubiere)
  • Presupuestos orientativos (si lo hubiere)
  • Otros proyectos
  • Adhesiones

DESARROLLO DEL PROYECTO:

CIUDAD

Es necesario hacer constar si la Ciudad dispone de:

  • Palacio de Congresos, Gran Hotel o Auditorio.
  • Empresa especializada en audiovisuales.
  • Empresa especializada en equipos de traducción simultánea e intérpretes Oficina de Turismo con posibilidad de proporcionar guías turísticas Agencia de Congresos.
  • Otras aportaciones de la Ciudad: Comunicaciones, Hoteles, Atracciones,…

FECHAS

Se deben ceñir a la clásica de la R.A. de SEPES, es decir haciendo coincidir a la Reunión con el 12 de Octubre o el fin de semana anterior o posterior.

SEDE DE LA REUNIÓN ANUAL

La sede será un palacio de Congresos, Auditorio o un gran Hotel, que cumpla los requisitos necesarios. Se aportarán datos sobre categoría, capacidad, número de salones así como capacidad de los mismos, medios técnicos disponibles, medios técnicos no disponibles, otros recursos, etc.

Requisitos de la sede:

A) SALA PRINCIPAL

Es necesario que la sede de un Congreso o Reunión Anual de SEPES, tenga:

  • Capacidad para al menos 700 butacas cómodas.
  • Escenario o estrado donde disponer la mesa presidencial, atril con luz, etc.
  • Espacio para banderas y otros elementos decorativos, como el cartel anunciador de la R.A., pancartas, etc.
  • Medios audiovisuales técnicamente adecuados a las necesidades requeridas por los conferenciantes de ese momento. Debido a la dificultad de sentar unos medios técnicos predeterminados en estos reglamentos, se dejará en manos de la J.D. de SEPES la elección de los mismos en función de criterios de adecuación al momento en que se
    celebra la R.A.
  • Posibilidad de variar intensidad de iluminación en la sala.
  • Megafonía en correcto estado, con micrófonos de solapa y fijos para los dictantes y para la mesa de presidencia.
  • Micrófonos inalámbricos en el patio de butacas para los asistentes.
  • Dos cabinas de traducción simultanea, con auriculares inalámbricos para todas las butacas.
  • Capacidad de grabación en vídeo y audio del evento.
  • Ambiente térmicamente acondicionado.
  • Entrada que no moleste a dictantes.

B) SALAS SECUNDARIAS

También debe pensarse en la necesidad de contar con varios salones secundarios para celebrar otros eventos, como:

  • Comunicaciones
  • Libres
  • Programa de opinión clínica
  • Foro de Industria
  • Ruedas de prensa
  • Curso pre-congreso
  • Cursos intra-congreso
  • Cursos de auxiliares
  • Cursos de higienistas
  • Cursos Técnicos de Laboratorio
  • Otros Fines

Requisitos de las salas secundarias:

  • Al menos dos con capacidad de 100 a 150 butacas cómodas.
  • Varias con capacidad inferior a 100 personas.
  • Escenario o estrado donde disponer la mesa de presidencia, atril con luz, etc.
  • Espacio para banderas y otros elementos decorativos, como el cartel anunciador de la R.A., pancartas, etc.
  • Medios audiovisuales adecuados
  • Posibilidad de variar la intensidad de iluminación.
  • Megafonía en correcto estado, con micrófonos de solapa para los dictantes y fijos en la mesa de presidencia.
  • Dos cabinas de traducción simultanea, con auriculares inalámbricos para todas las butacas, en una de las salas si se prevé su necesidad.

C) ESPACIOS PARA POSTERS

Amplio, bien iluminado y señalizado. Se recomienda la situación en proximidad a la exposición comercial o en un lugar de frecuente paso.

Deberá disponer de paneles donde situar las presentaciones y de todo lo necesario para una fácil colocación por parte de los panelistas.

Debe realizarse un plano del espacio dedicado a este fin, con la distribución de los paneles.

La situación de cada trabajo se adjudicará por orden de recepción sobre el plano previamente confeccionado.

D) EXPOSICIÓN COMERCIAL

Se debe contar con un espacio amplio, de 2.000 a 3.000 m2, a ser posible diáfano y en una sola planta y que prevea:

  • Fácil y frecuente tránsito de los congresistas.
  • Buena iluminación, aireación, toma de fuerza, pasillos amplios, etc.
  • 1 año antes de la R.A. se debe aportar a la J.D. el plano con el estudio de la distribución de las diferentes categorías de Stands:
    • Stand de SEPES
    • Stand de Colaboradores-sponsors de SEPES
    • Stand de otros colaboradores.

También se aportará un estudio de flujo de congresistas para evitar los espacios muertos.

SEPES facilitará, en su momento, a la J.L. el contrato de sponsorización firmado con cada empresa colaboradora.

E) ESPACIO PARA PAUSAS/CAFES

Su emplazamiento ideal es en la proximidad de la exposición comercial o, incluso, englobada en ella, para atraer a los congresistas, alejar el ruido de las salas de conferencias, etc.

Debe preverse la necesidad de espacio suficiente para mesas y un reservado para la empresa encargada de servir los almuerzos, cafés, etc., además de espacio para servicios de catering opcionales de pago.

Se tendrán en cuenta las negociaciones que hayan tenido las distintas Juntas Directivas de SEPES con las casas comerciales con el fin de disponer de tiempo y espacio suficientes para la realización de comidas o cenas en el lugar de la exposición comercial.

Se contará con estas necesidades a la hora de confeccionar el plano de la exposición comercial.

F) ESPACIO PARA LA SECRETARÍA TÉCNICA

Será la encargada de gestionar todo lo relativo a inscripciones, reservas hoteleras y cuantos asuntos técnicos y organizativos se planteen durante la R.A. Para ello deberá adaptar los métodos y medios a la situación tecnológica del momento permitiendo y facilitando que los interesados contacten con ella y realicen sus inscripciones mediante métodos tradicionales o telemáticos, Internet, etc.

Dispondrá de un espacio amplio dentro de la Sede y lo más cerca posible de la entrada al recinto donde se celebrará la R.A.

Deberá organizarse en distintas mesas o mostradores para dividir el trabajo y poder atender correctamente a los congresistas. 

Servirá de punto de encuentro con los miembros de la J.L.

Contará con material ofimático como fotocopiadora, rotulación, paneles de información, sistema de avisos electrónicos, etc.

G) ESPACIO PARA LA SECRETARIA CIENTÍFICA

Será la oficina del Comité Científico (en adelante C.C.) de la R.A. y acometerá las funciones de:

  • Recepción de material audiovisual.
  • Consigna de material científico y audiovisual.
  • Facilitará la posibilidad de revisión del material a utilizar por los dictantes, poniendo a su disposición una pequeña sala o despacho con los medios audiovisuales necesarios.

H) ESPACIO PARA LA SECRETARIA DE SEPES

Será la encargada de:

  • Controlar las funciones de la secretaría técnica en cuanto a gestión de
    inscripciones y reservas hoteleras.
  • Auspiciar las funciones de la secretaría científica.
  • Preparar los envíos publicitarios.
  • Todo lo relativo a dictantes.

Se dispondrá de una oficina o despacho, además del Stand de SEPES, donde la Gerencia realice las funciones de:

  • Oficina de la Sociedad
  • Relación con los patrocinadores y expositores
  • Punto de reunión de la J.D. de SEPES
  • Atención al socio en privado
  • Almacén de material de la Sociedad.

Esta oficina estará también a la disposición de la J.L.

I) PRESIDENCIA DE SEPES

El Presidente de SEPES dispondrá de una sala o despacho, donde poder atender las funciones de su cargo. Este espacio podrá ser utilizado por el resto de miembros de la J.D. de SEPES.

J) SEGURIDAD

No se admitirá ninguna reserva hotelera si no va acompañada de la inscripción a la R.A.

Se realizarán acreditaciones que faciliten la identificación sin esfuerzo de la persona que la lleva, siendo conveniente que la letra sea grande y que incluya nombre y provincia (país si fuera extranjero). En este sentido, puede ser útil diferenciar por código de color.

Todas las personas con derecho a franquear la entrada a la Sede de la R.A. deberán llevar en sitio bien visible su acreditación de forma permanente. 

Si alguien la perdiese deberá solicitar otra en la Secretaría Técnica, donde se le facilitará una copia tras anotar el hecho en su libro de incidencias y comunicarlo a Seguridad.

Se contratarán servicios de seguridad si la sede no cuenta con personal dedicado a estas tareas. Su misión, entre otras, será la de vigilar el acceso a la Sede, evitando el paso de personas no identificadas o de posibles altercados y ofrecer
seguridad a los Expositores sobre la integridad de sus Stands.

Toda candidatura a organizar una R.A. deberá contratar un Seguro de responsabilidad civil de la misma, así como de los asistentes y de los expositores.

K) HOTELES

  • Descripción de los mismos.
  • Plano de su localización en la Ciudad.
  • Precios de los diferentes tipos de habitación.

L) COMUNICACIONES DE LA CIUDAD Y DE LA SEDE

Aeropuerto Internacional, Nacional u otras comunicaciones preferentes.

En caso de no ser la Sede un hotel, es aconsejable un servicio de transporte que comunique periódicamente la Sede con los hoteles y los hoteles entre sí, para potenciar tanto la comunicación entre los congresistas, como entre éstos y sus
acompañantes.

M) ACTOS SOCIALES

Se debe aportar un breve proyecto que puede incluir:

  • Ruedas de prensa
  • Cocktail de Bienvenida
  • Inauguración Oficial
  • Recepciones Oficiales
  • Cocktail al sector industrial
  • Cena de gala/cena de clausura
  • Programa de acompañantes

Se debe pensar en la necesidad de contar con un servicio de guías y una flota de autobuses idénticos y debidamente señalizados.

Los organizadores deben tener en cuenta el tipo de acto, el protocolo en las mesas, los oradores, etc.

N) PRESUPUESTOS

El presupuesto del congreso deberá ser aprobado por la J.D. a propuesta de la J.L. (con dos años de antelación el presupuesto inicial y con uno el presupuesto definitivo). Cualquier desviación al alza mayor de un 10% de cualquier partida
de los presupuesto aprobados deberá ser aprobada por la J.D., previa presentación de un informe razonado que lo justifique por parte del Presidente de la R.A.

En el presupuesto se detallarán los siguientes apartados:

GASTOS FIJOS:

  • Sede:
    • Salas de conferencias
    • Exposición comercial
    •  OficinaS
    • Aulas
  • Equipos Técnicos de audiovisuales.
  • Traducción simultánea
  • Personal Auxiliar: Azafatas, etc.
  • Ponentes:
    • Honorarios
    • Gastos desplazamiento y alojamiento
    • Obsequios
  • Señalización y decoración:
    • Pancartas
    •  Carteles
    • Instalación para la colocación de posters y stands de exposición comercial
    • Decoración floral, etc
  • Gastos generales de Sede:
    • Seguridad
    • Seguro de R.C.
    • Prima de seguro que cubra la posibilidad de suspender el congreso ante fuerzas de causa mayor.
    • Comunicaciones: conexiones de autobús hoteles-sede.
  • Marketing:
    • Diseños de programa
    •  Imprenta
    • Gastos de envío
  • Material promocional:
    • Material audiovisual
    • Camisetas
    • Bolígrafos
    • Etc.

GASTOS VARIABLES

  • Secretaría Técnica: fijar precio/asistente o sponsorización
  • Restauración
    • Cocktail de bienvenida
    • Cocktail de inauguración oficial
    • Pausas café
    • Comidas de Trabajo
    • Cena de gala/Clausura
  • Actos sociales:
    • Programa acompañantes:
    • Excursiones
    • Museos
    • Visita ciudad
  • Regalos y recuerdos:
    • Ponentes
    • Congresistas
    • Acompañantes
    • Industria
    • Comités
    • Presidente y secretario local.
  • Varios:
    • Carpetas/carteras congresistas
    • Material escritura congresistas
    • Identificativos

La J.L. será responsable de la gestión de las diferentes partidas presupuestarias aprobadas, debiendo presentar a la Secretaría de SEPES las correspondientes facturas. 

La J.L. asumirá los compromisos de la J.D. durante el Congreso, incluyendo invitados de la misma y descuentos en la exposición comercial a los socios colaboradores.

La J.L. se compromete a mantener (al menos mensualmente y cada vez que se le solicite) informados a la J.D. del estado contable del congreso.

El cierre definitivo de los datos económicos se efectuará en los cuatro meses siguientes a la finalización de la reunión.

O) OTROS PROYECTOS

  • Información cultural sobre la Ciudad y su entorno.
  • Ampliaciones de viaje para excursiones, etc.
  • Programa de animación infantil y guardería
  • Programa de ayuda a discapacitados, situaciones especiales (dieta, religión, etc.).
  • Reportaje fotográfico de la R.A., que podrá verse e incorporar a la web de la Sociedad o a la Memoria, incluir en el Boletín “La SEPES informa” y en otras publicaciones de SEPES.

P) ADHESIONES DE INSTITUCIONES 

  • Gobierno Central
  • Gobierno Autonómico
  • Diputaciones o Cabildos
  • Ayuntamientos
  • Universidades
  • Facultades
  • Colegios Profesionales
  • Sociedades científicas de ámbito Nacional, Regional o Local.

Se debería tener en cuenta que algunas instituciones, además del respaldo moral, ofrecen la sede si se les solicita con el fin de fomentar eventos en la zona de modo gratuito o con importantes descuentos por la utilización de bienes de su propiedad.

En otras ocasiones, el Ayuntamiento o la Universidad ofrecen recepciones con Cocktail, o una aportación para tal fin.

Los colegios y entidades profesionales suelen estar interesados en primar la actividad científica.

4. ORGANIZACIÓN TECNICA Y GESTION ECONOMICA

Las inscripciones deberán ir divididas en dos apartados para facilitar la gestión económica de la R.A. y el control de gastos. Estos apartados incluirán:

Apartado 1:

  • Inscripciones a cursos, totalidad de la reunión o a eventos científicos puntuales que se realicen dentro de ella (curso precongreso, auxiliares, higienistas, técnicos de laboratorio o cursillos monográficos específicos, etc.)
  • Inscripciones a actos sociales no incluidos en la inscripción al congreso.
  • Inscripciones de actividades del programa de acompañantes.

La cantidad correspondiente al pago de los derechos de inscripción de estas actividades se ingresará en una cuenta corriente con el nombre de la R.A, abierta en nombre y con el CIF de SEPES, y en la cual tengan firma el Presidente y Tesorero de la Junta Directiva y el Presidente y Tesorero de la Junta Local.

Desde esta Cta./Cte. se procederá al pago de todos los gastos derivados de la organización de la R.A. mediante la firma o autorización del Presidente de la R.A. o el Tesorero de la R.A. El pago de aquellas cantidades con una desviación mayor del 10% del presupuesto de la reunión deberá contar con la autorización por escrito del Presidente o el Tesorero de la J.D. de la Sociedad.

Apartado 2:

  • Reservas Hoteleras
  • Contratación de desplazamientos no incluidos en la inscripción al congreso (billetes de avión, tren, etc.)

La cantidad correspondiente al pago de estas reservas se enviará directamente al Tour-operador o agencia de viajes contratada al efecto, o a la secretaría técnica de la R.A., si así lo decide la J.L. Para ello deberá estar incluido en el folleto de
inscripción la lista de hoteles recomendados, indicando su precio (previamente convenido), categoría, fecha de entrada y salida, etc., así como la forma de pago de estas cantidades (transferencia bancaria, cheque a nombre de la empresa
encargada, etc.).

En caso de que la empresa contratada sea la encargada de la secretaría técnica, los pagos derivados de los gastos de organización de la R.A. encargados a dicha empresa se realizarán desde la Cta./Cte. a nombre de la R.A. en la que se
ingresan las cantidades correspondientes al APARTADO 1.

En caso de que la J.D. haya llegado a algún acuerdo de colaboración con alguna empresa del sector (sponsorización, etc), la agencia de Viajes y Congresos, será la oficial de SEPES.

Funciones de la J.L.

Se encargará de toda la organización social y de la buena marcha de todo lo relativo a la R.A., con absoluta coordinación con la J.D. de SEPES.

Deberá llevar un Libro de Actas y una Memoria de todo lo que emprenda, desde el momento de presentar su candidatura hasta la clausura de la R.A.

Propondrá a la Junta Directiva de SEPES los integrantes del C.C., de cuya composición y funciones trata el apartado 8. Es función de la J.D. de SEPES la aprobación de dicho comité.

Deberá comprometerse a realizar los desplazamientos que sean necesarios para la difusión de la R.A.

  • El Presidente y al menos tres miembros de su J.L. deben acudir a la R.A. previa con el fin de presentar el proyecto del programa definitivo ante la Asamblea . También difundirán la misma entre los asistentes mediante la instalación de una mesa atendida por personal contratado, donde se informará de su candidatura y proyecto., se repartirán programas, panfletos, objetos reclamo, degustaciones gastronómicas, etc. También podrán realizar proyecciones de videos o montajes audiovisuales, etc.
  • Algún miembro de la J.L. o socio de SEPES en quien se delegue, acompañado o no de personal de la Secretaría Técnica y si procede de alguna azafata, deberá asistir a los actos que se seleccionen para montar mesas de difusión de la R.A.
  • En estos desplazamientos, SEPES mantendrá un constante apoyo a la J.L., pudiendo desplazar al personal y material de la Sociedad para mayor difusión de la R.A.

Procurará hacer llegar a los medios de comunicación y especialmente a las revistas profesionales del sector dental, publicidad detallada de la R.A., carteles, programa preliminar o definitivo, notas de prensa, fotografías, etc.

Trabajar conjuntamente con la JD para lograr los sponsors necesarios.

El programa de difusión de la R.A. debe incluir como mínimo:

1. Presentación de programas a la Junta Directiva:

  • Reunión Anual dos años anteriores a la organizada: programa científico preliminar.
  • Reunión Anual un año anterior a la organizada: programa científico definitivo.

2. Maquetación y distribución de programas:

En la RA que se celebre 2 años antes de la que se pretende organizar, se presentará un plano del espacio disponible para la exposición comercial.

Posteriromente, la/s persona/s encargada/s de la JL y de la JD de SEPES, así como el personal de la secretaría de SEPES encargado de la gestión de los stands, deben realizar una visita real al palacio de congresos para confirmar
la situación in situ de los distintos stands.

Con el fin de agilizar la elección de los stands por las casas comerciales, se intentará hacer una reunión previa sólo con los sponsor de SEPES en el mes de Junio/Julio del año anterior a la RA. En este momento se realizará el sorteo y elección de stands de los sponsor.

En el Congreso del año anterior se debe distribuir el Programa Preliminar encartado en la cartera del congresista y organizar una reunión con toda la industria presente en dicho congreso para presentar el proyecto, el plano de
distribución de stands con las debidas explicaciones de situación de coffee break, almuerzos si los hubiera, ubicación de las salas respecto a la exposición comercial que explique el tránsito de los congresistas por el Palacio, etc.

3. Mailings y publicidad:

OCTUBRE: Folleto divulgativo del programa científico definitivo para su difusión en la R.A. anterior.

DICIEMBRE-ENERO:  Inclusión del programa definitivo en el boletín de la Sociedad “La SEPES Informa”.

DICIEMBRE-MARZO: Mailing Nacional gratuito en la revista RCOE. Debe cumplir unos requisitos de medidas y peso.

ABRIL-MAYO: Mailing nacional con programa definitivo, hoja de inscripción, reservas hoteleras, etc.

MAYO-JUNIO: Inclusión del programa definitivo en el boletín de la Sociedad, adjuntando como encarte hoja de inscripción, reservas hoteleras, etc.

SEPTIEMBRE: Inclusión del programa definitivo, hoja de inscripción, etc. en el boletín de la Sociedad, así como dedicación de la portada de dicho boletín a la R.A.

Envío periódico de información a las publicaciones oficiales de las instituciones: colegios profesionales, Consejo General, etc.

Para ello, la J.L. pondrá a disposición del director del boletín todo lo necesario (fotolitos, etc.) para la inclusión del material gráfico en las publicaciones de la sociedad.

Se entregarán programas definitivos y boletines de inscripción a todos los colaboradores y participantes en la Exposición Comercial, para que los remitan a sus clientes como parte de su correspondencia.

PAGINA WEB:

  1. Debe estar habilitado 1 año antes.
  2. En el mes de Marzo-Abril debe aparecer boletín de inscripción on-line y envío de comunicaciones.
  3. Debe aparecer una banner del Congreso. 
  4. Debe existir un link entre la base de datos del congreso y la base de datos de SEPES.

5. DE LOS PATROCINADORES Y EXPOSITORES:

Las entidades con contrato de colaboración con SEPES tendrán preferencia en la elección de espacio en la exposición comercial y acceso a los cafés y cocktail de bienvenida. Se deberá efectuar un sorteo entre los sponsor teniendo preferencia los sponsor Preferentes, luego los Trianuales y por último los Anuales por este orden. Elegirán stand según el orden de dicho sorteo y dispondrán cada uno de ellos de 3 días hábiles para elegir situación; transcurrido este plazo la organización contactará con el siguiente sponsor.

Los sponsor tendrán derecho a 2 invitaciones a la cena de gala del congreso

La adjudicación de los stands será definitivamente realizada en la formalización del contrato, entendiendo por tal la firma y el ingreso en la cuenta bancaria de R.A. de la cuota económica pactada.  La no formalización antes de 4 meses de la R.A. anulará la reserva.

Los expositores sin contrato de colaboración con SEPES tendrán una tarifa standard, que les dará derecho a un stand, el cual se adjudicará por riguroso orden de formalización del contrato, entendiendo por tal la firma y el ingreso en la cuenta bancaria de la R.A. de la cuota económica pactada.

El precio base de un “stand” se establecerá por módulos de 6, 9, 12 m2 (siendo el de 6 m2 el considerado como estándar).  No obstante, podrán ser tenidos en consideración otros procedimientos para el cálculo del precio del “stand”.

En la publicidad del programa, se deberá incluir obligatoriamente  un espacio destinado a las empresas con contrato de colaboración con SEPES.

Las entidades patrocinadoras de actos independientes verán reflejado su nombre en el programa en relación con el acto patrocinado.

Los objetos que sean susceptibles de financiarse por medio de publicidad serán ofrecidos previamente a los Socios Colaboradores, entendiéndose que, si antes de 6 meses de la R.A. no han comunicado su interés, quedan libres de ser ofrecidos al patrocinio de otras Casas Comerciales o Instituciones.

Se confeccionarán pegatinas, carteles y otros reclamos para la difusión de la reunión, que deberá ser entregadas a los colaboradores para su difusión.

Otros reclamos publicitarios (chapas, globos, bolígrafos, llaveros, cepillos de dientes que nos cedan grabados, pegatinas, folletos de SEPES, folletos de la ciudad cedidos por Ayuntamientos, Diputaciones, etc), se entregarán en el “Stand de SEPES” y también se darán a los Socios Colaboradores para que los entreguen en otras reuniones a las que asistan.

6. DE LOS CONGRESISTAS

A continuación se especifican los apartados que deberían aparecer en la hoja de inscripción:

ASOCIADOSAntes 30/09Antes 30/06En sede
SOCIOS DE SEPES (1)   
SOCIOS VETERANOS

0 euros

0 euros

0 euros

SEPES JUNIOR (<2 AÑOS FIN LICENCIATURA)   
SEPES JUNIOR (>2 AÑOS FIN LICENCIATURA)   
TÉCNICOS DE LABORATORIO   
NO ASOCIADOSAntes 30/06Antes 30/09En sede
NO SOCIOS   
SOCIEDADES AMIGAS   
ESTUDIANTES Y <2 AÑOS FIN LICENCIATURA Y POSGRADOS DE PRÓTESIS NO SOCIOS   
HIGIENISTAS   
TECNICOS LABORATORIO   
TALLERES   
CURSOS   

Las tarifas deberán, pues, ser claramente diferenciadoras entre congresistas:

  • Asociados de SEPES
    1. Socios de SEPES. Las Juntas Directiva y Local decidirán en cada congreso incluir o no en esta tarifa a los colegiados de la ciudad sede
    2. Socios veteranos (Mayores de 70 años con 15 años de antigüedad). Su inscripción será gratuita
    3. Socios SEPES Junior (socios de Sepes menores de 30 años). Ha de recordarse a todos los estudiantes que quieran apuntarse en esta categoría que hacerse socio de SEPES es gratuito durante la realización de los estudios de pregrado en Odontología y hasta cumplir 2 años de haber finalizado dichos estudios. En esta categoría preferencial también quedan incluidos aquellos alumnos que estén cursando estudios de Posgrado en Prótesis en alguna universidad española en el momento en el que tenga lugar la R.A. siempre que sean socios de SEPES (se requerirá acreditación que lo certifique).
  • No asociados de SEPES
    1. No socios
    2. Socios de otras asociaciones (“sociedades amigas”) con las cuales SEPES tenga en el momento de la R.A. algún acuerdo de cooperación en cuanto a las tarifas de inscripción de las respectivas reuniones anuales
    3. Estudiantes de pregrado y recién licenciados: la J.L. valorará la posibilidad de incluir a estos congresistas no socios de SEPES en un apartado distinto y, por tanto, con tarifa independiente, del apartado de SEPES Junior
    4. Miembros Adheridos
      Auxiliares e Higienistas
      Técnicos de laboratorio
    5. Participantes en cursos pre o intra congresos

Las inscripciones deberán estar disponibles en la web en los meses de abril-mayo (al igual que las normas para la presentación de las comunicaciones)

Los miembros de la J.L.  tendrán gratuita su inscripción a la R.A. Los integrantes del C.C. de la R.A. no gozarán de dicha exención.

Los inscritos en cursos pre o intracongreso solo accederán al acto científico contratado y a los cafés de descanso que haya durante el mismo.

A los asistentes a la R.A. se les entregará un certificado de asistencia

A los asistentes a cursos pre-congreso se les dará un certificado de asistencia

Se valorará, por parte de la J.L., entregar un recuerdo de la R.A. a congresistas y acompañantes.

Debe tenderse a marcar tarifas mínimas para actos sociales, debiendo dejar libre la inscripción a excursiones, cena de gala, etc.

Debe hacerse publicidad de la cena de gala, con ganchos atractivos para que asista un gran número de personas (dar regalos, expositores, etc.)

7. DE LOS COLABORADORES CIENTIFICOS

Dictantes de cursos y conferencias:  tendrán derecho a:

  • Viaje en avión clase turista en vuelos de menos de 4 horas.
  • Habitación doble en régimen de A/D (gastos extras aparte) durante los días de la R.A.
  • Inscripción gratuita a la R.A. para el dictante.
  • Placa y diploma de reconocimiento.
  • Obsequio

Dictantes de Comunicaciones Científicas:

  • Todos aquellos que deseen presentar una comunicación al Congreso, harán constar a cual de los siguientes 3 grupos (Comunicaciones Orales Clínicas o COC, Comunicaciones Orales de Investigación o COI y Comunicaciones en formato poster o CP) pertenece.

    El comité científico se reserva el derecho a cambiarla de grupo en función de factores como interés científico, metodología empleada, tiempo disponible, etc.

    La colaboración de los dictantes en el programa científico, tanto en formato oral como en formato poster, será reconocida mediante la inclusión de la presentación en un libro de comunicaciones científicas con ISBN con el objetivo de que tengan valor curricular y poder incluirlas en bases de datos de interés odontológico, así como la entrega de un diploma de reconocimiento al finalizar la defensa de la comunicación.

    Todas las comunicaciones orales serán defendidas según unos criterios preestablecidos en cuanto a espacio y tiempo:

    • El espacio físico para la lectura de las mismas será un máximo de 4 salas con capacidad aproximada para 100 personas cada una. En ellas se realizará la lectura simultánea de las comunicaciones durante la mañana o tarde del primer día.
    • Las comunicaciones orales se dividirán en 2 grupos: COC y COI. El Comité científico intentará asignar horarios consecutivos a todas aquellas que pertenezcan al mismo grupo.
    • Durante la defensa de las mismas no se programarán otras actividades científicas para odontólogos que puedan restarles importancia.
    • La duración de la comunicación oscilará entre 10 y 15 minutos, en función de las disposiciones que la J.L. tome en las bases de la convocatoria de la R.A.
    • Todos aquellos congresistas que presenten comunicaciones y que, además, sean socios SEPES Junior pueden optar al Premio SEPES Junior, con las siguientes bases:
      • Tendrá lugar dentro del marco de la R.A.
      • Podrán participar los asociados Junior que presentaran comunicación en formato oral y que así lo solicitaran.
      • Para cada sala de comunicaciones, el C.C. de la R.A. designará un Jurado, formado al menos por 2 personas, que evaluará cada una de ellas en función de unos parámetros que el propio C.C. les hará llegar. Con estas puntuaciones, se seleccionará una comunicación por cada sala para ser de nuevo defendida en el Auditorio de mayor capacidad de la Sede, en horario no compartido por ninguna otra actividad científica para odontólogos. Todos los integrantes de los distintos Jurados de comunicaciones se unirán en esta sala y puntuarán las presentaciones seleccionadas designando la merecedora del Premio SEPES Junior.
      • El trabajo seleccionado, coincidente o no con  otro/s premio/s que eventualmente pueda la J.L. otorgar a las comunicaciones orales, se premiará con una beca para realizar una estancia en centros nacionales y/o extranjeros de reconocido prestigio. La localización de dicho centro  y la cuantía económica del Premio serán comunicados por la J.D. de SEPES.

8. DEL COMITÉ CIENTÍFICO

Sus integrantes serán propuestos por la J.L. y aprobados por la J.D. de SEPES.

Estará formado por un mínimo de 3 y un máximo de 5 personas, todas ellas socios de la Sociedad. Una y sólo una de ellas tendrá el cargo de Presidente del C.C., con voto de calidad en todas las deliberaciones del mismo.

Entre sus componentes figurarán al menos un miembro de la J.D. de SEPES y un miembro de la J.L.

Sus misiones comprenden (en colaboración con las J.D. y J.L.):

  • Organizar el programa científico de la R.A.
  • Establecer las formas y personas de contacto con todos y cada uno de los ponentes de la R.A.
  • Designar el Jurado de las Comunicaciones Orales: éste estará compuesto por, al menos, 2 personas en cada una de las salas donde se lean comunicaciones orales
  • Designar el Jurado de las Comunicaciones en formato poster: éste estará compuesto por, al menos, 2 personas.
  • Coordinar la selección de las mejores comunicaciones orales que cada Jurado haya designado como la mejor de cada sala de lectura
  • Una vez leídas dichas comunicaciones en el auditorio, tendrá voto de calidad si hubiera 2 con igual número de votos de los Jurados de todas las salas
  • Entregar a la J.D. de SEPES la decisión de los Jurados respecto a la comunicación oral merecedora del Premio SEPES Junior de la R.A.
  • Recibir la comunicación ganadora de los autores para enviarlas a la edición del Boletín de SEPES con el fin de que sea allí publicada.

Tanto el C.C. como los jurados de las comunicaciones no estarán exentos de pagar la inscripción al congreso del modo habitual.

9 - ASAMBLEA DE SEPES

La Junta local pondrá a disposición de la J.D. una sala adecuada para la celebración de la Asamblea General Ordinaria de SEPES, en el día y hora previamente pactados entre la J.D. y J.L.

REGLAMENTO DE ELECCIONES DE LA ASOCIACIÓN SOCIEDAD ESPAÑOLA DE PRÓTESIS ESTOMATOLÓGICA Y ESTÉTICA (S.E.P.E.S.)

I. CALENDARIO ELECTORAL

1. Convocatoria de elecciones a la Junta Directiva: 160 días antes de la celebración de las mismas.

2. Plazo de presentación de candidaturas: hasta 100 días antes de la celebración de las elecciones.

3. Estudio del cumplimiento de los requisitos legales de todas las candidaturas, que han de ser presentadas mediante escrito dirigido al Secretario-Tesorero de la Asociación. Posteriormente, se procederá a la proclamación, en su caso, de las candidaturas aceptadas. El estudio del cumplimiento de los requisitos mencionados y la publicación de las
candidaturas aceptadas se realizará en el plazo de 10 días máximo, a contar desde el día siguiente al vencimiento del plazo de presentación de las candidaturas.

4. Período de alegaciones a las candidaturas aceptadas: 20 días contados desde la publicación de dichas candidaturas.

5. Plazo de resolución de los escritos de alegaciones presentados: 15 días contados a partir del día siguiente al vencimiento del plazo para presentarlos (sin que se interrumpa o paralice el proceso electoral).

6. Constitución de la Junta Electoral: en los 15 días siguientes a la resolución de las alegaciones.

7. El período de campaña electoral transcurrirá desde el día siguiente al día de expiración del plazo para presentar alegaciones hasta el día de celebración de las elecciones, éste último incluido.

*Los plazos se computarán incluyendo sábados y festivos, pero excluyendo el mes de agosto.

II. PROCEDIMIENTO ELECTORAL

1. Las candidaturas se presentarán en forma de lista cerrada y completa, haciendo constar los nombres de los asociados que la integran y al cargo al que se presentan. Por ello, según recoge el ordenamiento jurídico de la Asociación, todas las candidaturas deberán presentar un Presidente, 2 Vicepresidentes, un Secretario-Tesorero y 2 Vocales. Así mismo, la
presentación de candidaturas se acompañará de carta firmada por cada uno de los candidatos aceptando formar parte de la candidatura y del puesto al que se presenta.

2. Una vez examinada la documentación presentada por cada candidatura, dentro del período correspondiente del calendario electoral, la Junta Directiva proclamará la validez de aquellas que cumplan con los requerimientos legales, y les instará a que propongan a un miembro para formar parte de la Junta Electoral.

3. La Junta Electoral estará formada por el Presidente de la Asociación, que la presidirá, salvo que se presente a la reelección, en cuyo caso formará parte y será Presidente de la Junta Electoral el anterior Presidente de SEPES de la Asociación que no pertenezca a ninguna de las candidaturas, por 2 miembros de la Junta Directiva que no sean integrantes de ninguna candidatura (si no concurriera dicha condición quedará/n vacantes/s), así como por un asociado propuesto por cada una de las distintas candidaturas. Su misión será velar por la transparencia y legalidad de todo el proceso, así como consultiva y ejecutiva en caso de existencia de asuntos conflictivos. Sus decisiones se tomarán por mayoría simple en votación libre, no secreta, de sus miembros, teniendo el Presidente de la Junta Electoral voto de
calidad en caso de empate. 

La Junta Electoral se constituirá formalmente, mediante acta otorgada al efecto, en la fecha fijada por la Junta Directiva.

4. Cada candidatura aceptada informará a los asociados sobre su programa electoral y objetivos de su candidatura, etc. a través de la Secretaría de SEPES, derivando ésta a cada uno de los candidatos todos los costes derivados de los mismos. Esta comunicación se realizará con arreglo a lo establecido en las disposiciones de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal vigente y normativa complementaria.

5. En esta información no se podrá realizar ninguna manifestación, ni aseveración, personal o profesional, sobre los asociados integrantes, ni sobre el programa electoral de las otras candidaturas.

6. Durante la celebración de la Asamblea General, una vez llegado al punto del Orden del día de Elecciones, el Presidente de la Asociación dará a cada candidatura un tiempo máximo de 15 minutos para que el candidato a Presidente de la misma presente a los miembros de su candidatura e informe de su programa electoral. Podrá hacer uso de los medios audiovisuales que considere oportuno siempre que la organización de la Reunión disponga de los mismos en la sala. El orden de intervención se realizará por sorteo puro.

7. Después de la presentación de los candidatos, el Presidente de la Asociación abrirá un único turno de preguntas para cada candidato con la finalidad de que los asociados presentes puedan preguntar sus dudas o cuestiones. Una vez que el candidato conteste, no se permitirá réplica ni contrarréplica, y por supuesto en ningún caso se permitirá que se entable un
debate con ninguno de los candidatos.

8. Una vez finalizado el turno de preguntas, se pasará a la formación de la Mesa Electoral, que estará presidida por el asociado presente de mayor edad y por los dos asociados presentes más jóvenes.

9. Tendrán derecho a voto todos los asociados que estén al corriente de sus cuotas, con excepción de los asociados estudiantes y asociados adheridos (artículo 6 de los Estatutos).

10. La votación se realizará por todos los asociados presentes, a mano alzada, salvo que algún asociado con derecho a voto solicite el voto secreto, en cuyo supuesto se procederá a la votación mediante papeletas.

11. Una vez finalizada la votación de todos los asociados, se procederá, en su caso, a la apertura de la urna y al recuento de votos. Cada candidatura que se presente podrá nombrar un interventor que estará presente durante el recuento.

El Secretario-Tesorero redactará un acta con el resultado de la votación. 

Estatutos de la Sociedad Española de Prótesis de 1999

CAPÍTULO I DE LA ASOCIACIÓN

Artículo 1.º – Bajo la denominación de “SOCIEDAD ESPAÑOLA DE PRÓTESIS ESTOMATOLÓGICA Y ESTÉTICA” (S.E.P.E.S.), se encuentra constituida una asociación profesional que se regirá por los presentes Estatutos y, de acuerdo con la Ley Orgánica 1/ 2.002, de 22 de marzo, y normas complementarias, con personalidad jurídica y plena capacidad de obrar, careciendo de ánimo de lucro.

Artículo 2.º – La SOCIEDAD ESPAÑOLA DE PRÓTESIS ESTOMATOLOGICA Y ESTÉTICA(S.E.P.E.S.) constituye una asociación profesional de carácter representativo, independiente de la Administración, sin perjuicio de las relaciones de derecho público que con ella legalmente corresponda.

La Asociación se constituye con estructuras organizadas mediante sistema electoral de representación democrática, conforme a las disposiciones establecidas en la ley.

Artículo 3.º

A) Son fines de la Asociación:

a.1) Aunar las actividades individuales de los profesionales interesados en la prótesis, facilitando y estructurando una labor científica formadora e intercambiando la experiencia y la investigación personal.

a.2) Llevar a cabo una labor de divulgación y de enseñanza entre la profesión odontoestomatológica y el público en general.

a.3) Mantener relaciones científicas con otras organizaciones nacionales e internacionales dentro del ámbito de la profesión odontoestomatológica.

a.4) Defender y respetar los derechos de los miembros y velar por el estricto cumplimiento de las normas éticas y de conducta de los miembros de la Asociación.

B) La Asociación, para el cumplimiento de uno de sus primordiales fines, esto es, el facilitar la formación y mejora científica de sus miembros, deberá organizar una Reunión Científica Anual.

C) La Asociación sólo podrá ser utilizada para pretender los fines establecidos en el apartado A) de este artículo y nunca para beneficio económico de ninguno de sus miembros.

Artículo 4.º – La Asociación se constituye por tiempo indefinido.

Artículo 5.º – El ámbito territorial de la Asociación alcanzará a todo el territorio del Estado español, sin perjuicio de poder participar internacionalmente en las actividades de otras asociaciones y entidades comunitarias o extracomunitarias, o federaciones de las mismas, que pudieran existir o crearse en el futuro, siempre de conformidad con la normativa vigente.

CAPÍTULO II DE LOS ÓRGANOS DE LA ASOCIACIÓN

Artículo 6.º – El gobierno y la representación de la Asociación serán ejercidas por la Asamblea General, la Junta Directiva y el Presidente.

Artículo 7.º – A) La Asamblea General es el órgano supremo de gobierno de la Asociación, integrado por los asociados, que adopta sus acuerdos por el principio mayoritario o de democracia interna, y se entenderá constituida, tanto cuando se reúna previa convocatoria realizada a tal fin, como cuando reunidos todos su asociados con derecho a voto decidan celebrarla por unanimidad.

B) Obligatoriamente la Asamblea General deberá ser convocada y celebrada en Sesión Ordinaria una vez al año, y extraordinariamente, según las normas que se desarrollan en el Reglamento anexo a estos Estatutos, de los que forma parte integrante.

Artículo 8.º – La Junta Directiva es el órgano de representación que gestiona y representa los intereses de la Asociación, de acuerdo con las disposiciones y directivas de la Asamblea General. Sólo podrán formar parte de la Junta Directiva los asociados, siendo requisitos indispensables, entre otros: ser mayor de edad, estar en pleno uso de los derechos civiles y no estar incurso en los motivos de incompatibilidad establecidos en la legislación vigente. La capacidad y el régimen interno de funcionamiento de la Junta Directiva se desarrollan en el Reglamento adjunto a estos Estatutos.

CAPÍTULO III – DE LA EXTINCIÓN Y DISOLUCIÓN DE LA ASOCIACIÓN

Artículo 9.º – La Asociación se disolverá por la voluntad de los asociados expresada en Asamblea General convocada al efecto, así como por las causas determinadas en el artículo 39 del Código Civil y por sentencia judicial firme.

En caso de disolución de la Asociación se procederá al cumplimiento de todas las obligaciones pendientes en el orden económico; La Asamblea General nombrará una Comisión Liquidadora, la cual, una vez extinguidas las deudas, si existiese haber sobrante, se destinará a una entidad de carácter benéfico.

CAPÍTULO III – DE LA EXTINCIÓN Y DISOLUCIÓN DE LA ASOCIACIÓN

Artículo 9.º – La Asociación se disolverá por la voluntad de los asociados expresada en Asamblea General convocada al efecto, así como por las causas determinadas en el artículo 39 del Código Civil y por sentencia judicial firme.

En caso de disolución de la Asociación se procederá al cumplimiento de todas las obligaciones pendientes en el orden económico; La Asamblea General nombrará una Comisión Liquidadora, la cual, una vez extinguidas las deudas, si existiese haber sobrante, se destinará a una entidad de carácter benéfico.

CAPÍTULO IV DE LA MODIFICACIÓN DE ESTATUTOS Y REGLAMENTO

Artículo 10.º – Para la modificación de los Estatutos será necesario la convocatoria de una Asamblea General.

Artículo 11.º – Para la modificación del Reglamento anexo se habrán de cumplir los mismos requisitos que para la modificación del presente texto, del que forma parte integrante.

La remisión que en estos Estatutos se hace a las normas legales o reglamentarias se entenderá hecha a las sucesivas que interpreten, amplíen, condicionen, modifiquen, sustituyan o deroguen las vigentes.

En el supuesto de que pudiera existir alguna contradicción entre las presentes disposiciones y cualquier norma legal o reglamentaria de carácter imperativo, prevalecerá lo establecido en dicha norma en perjuicio de los presentes Estatutos.

Reglamento de organización de reuniones científicas anuales de SEPES

1 - SOLICITUDES, PLAZO Y FORMA

  • Para ser candidato a organizar una reunión Anual de la Sociedad Española de Prótesis Estomatológica (en adelante R.A. y SEPES), deberá presentarse la solicitud con 3 años de anticipación.
  • Dicha solicitud se presentará por escrito, con al menos tres meses de antelación a la fecha de inicio de la R.A. del año en curso, dirigida a la oficina de la Sociedad y a la atención del Presidente.  El escrito se acompañará de una memoria que justifique las condiciones de la ciudad para optar a ser Sede.
  • Si se presentasen dos o más solicitudes de una misma ciudad, se aceptarán todas con carácter provisional, pero la Junta Directiva (en adelante J.D.) de SEPES contactará con ellas con el fin de comunicarles la coincidencia y sugerir que se presente una sola candidatura por ciudad.  En cualquier caso, la renuncia o la unificación de candidaturas deberá presentarse y recibirse por escrito un mes antes de la R.A. del año en curso en la oficina de SEPES.
  • SEPES contestará a las solicitudes y, si han sido aceptadas provisionalmente, se pedirá al solicitante la presentación de un proyecto inicial para valoración y votación por la Asamblea General de la R.A. del año en curso (tres años anteriores a la R.A. solicitada).
  • Cuando un proyecto haya sido aprobado por la Asamblea de la Sociedad, deberá presentar el desarrollo del programa en cada una de las asambleas siguientes, exponiendo, al menos, los siguientes puntos:
    • 3 años antes: candidatura y proyecto: presentación de la ciudad sede, auditorio,…
    • 2 años antes: programa preliminar y presupuesto orientativo, así como plano de la exposición comercial sin la adjudicación de los stands.
    • 1 año antes: programa y presupuesto definitivos, plano definitivo de la exposición comercial, presentación de la web de la RA

2 - CANDIDATURA

  • Se presentará ante la Asamblea General de SEPES un Proyecto de R.A., respaldado por una candidatura de la que se conozca, al menos, los cargos de Presidente, Vicepresidente, Secretario y Tesorero. La Junta Local u Organizadora (en adelante J.L.) deberá constar, así mismo, de un mínimo de tres y un máximo de seis Vocales, no siendo necesario conocer sus nombres en el momento de presentar la candidatura.
  • Si se pretende crear la figura de “Presidente o Madrina de Honor”, debe ser previamente sugerido por la J.L. y aceptado por la J.D. de SEPES.
  • Las candidaturas presentadas dispondrán, cada una, de 10 minutos durante la Asamblea General, para exponer y defender su propuesta.La exposición podrá ser realizada con apoyo audiovisual y debe incluir, no sólo la memoria de la ciudad, sino también el proyecto de R.A.  Tras la exposición de las candidaturas, se procederá a la votación para la aceptación definitiva de la candidatura elegida.
  • Requisitos de los miembros de la J.L.:
    1. Todos los miembros de la J.L. deben estar colegiados y ser socios de SEPES
    2. El Presidente y Vicepresidente debe tener  4 ó más años de antigüedad como socio de SEPES en el momento de la solicitud. En la Asamblea donde debe presentar su candidatura (la de 3 años antes de la celebración de la R. A. solicitada), su presencia en la misma sólo podrán ser excusadas por causas justificadas, siendo entonces el vicepresidente, el secretario o el tesorero de la J.L. las personas encargadas de defender en ese caso la candidatura.
    3. El Secretario y Tesorero debe tener  3 o más años de antigüedad como socio de SEPES en el momento de la solicitud
    4. El resto de los componentes de la J.L. deben ser socios de SEPES en el momento de la celebración del congreso.
    5. Al menos 3 de los miembros de la J.L. deben acompañar al Presidente a la asamblea de la R.A. previa a la que organicen. En ella, como ya ha sido comentado, se expondrá ante los socios de SEPES el programa y presupuesto definitivos.
  • Si por cualquier circunstancia, no hubiera candidaturas, la Junta de SEPES quedará facultada para designar Sede y J.L.

3 - PROYECTO DE LA REUNION ANUAL

En él se hará constar:

  • Ciudad
  • Fechas de la R.A.
  • Hoteles
  • Comunicaciones de la ciudad
  • Actos sociales
  • Programa preliminar (si lo hubiere)
  • Presupuestos orientativos (si lo hubiere)
  • Otros proyectos
  • Adhesiones

DESARROLLO:

CIUDAD
Es necesario hacer constar si la Ciudad dispone de:

  • Palacio de Congresos, Gran Hotel o Auditorio
    Empresa especializada en audiovisuales
  • Empresa especializada en equipos de traducción simultánea e intérpretes
  • Oficina de Turismo con posibilidad de proporcionar guías turísticas
  • Agencia de Congresos
  • Otras aportaciones de la Ciudad: Comunicaciones, Hoteles, Atracciones,…

FECHAS

Se deben ceñir a la clásica de la R.A. de SEPES, es decir haciendo coincidir a la Reunión con el 12 de Octubre o el fin de semana anterior o posterior.

SEDE DE LA REUNION ANUAL

La sede será un palacio de Congresos, Auditorio  o un gran Hotel, que cumpla los requisitos necesarios. Se aportarán  datos sobre categoría, capacidad, número de salones así como capacidad de los mismos, medios técnicos disponibles, medios técnicos no disponibles, otros recursos, etc.

DESARROLLO DEL PROYECTO

A – SALA PRINCIPAL:

  • Es necesario que la sede de un Congreso o Reunión Anual de SEPES, tenga:
  • Capacidad para al menos 700 butacas  cómodas
  • Escenario o estrado donde disponer la mesa presidencial, atril con luz, etc.
  • Espacio para banderas y otros elementos decorativos, como el cartel anunciador de la R.A., pancartas, etc.
  • Medios audiovisuales técnicamente adecuados a las necesidades requeridas por los conferenciantes de ese momento. Debido a la dificultad de sentar unos medios técnicos predeterminados en estos reglamentos, se dejará en manos de la J.D. de SEPES la elección de los mismos en función de criterios de adecuación al momento en que se celebra la R.A.
  • Posibilidad de variar intensidad de iluminación en la sala.
  • Megafonía en correcto estado, con micrófonos de solapa y fijos para los dictantes y para la mesa de presidencia.
  • Micrófonos inalámbricos en el patio de butacas para los asistentes.
  • Dos cabinas de traducción simultanea, con auriculares inalámbricos para todas las butacas.
  • Capacidad de grabación en vídeo y audio del evento.
  • Ambiente térmicamente acondicionado.
  • Entrada que no moleste a dictantes

B – SALAS SECUNDARIAS:

También debe pensarse en la necesidad de contar con varios salones secundarios para celebrar otros eventos, como:

  • Comunicaciones Libres
  • Programa de opinión clínica
  • Foro de Industria
  • Ruedas de prensa
  • Curso pre-congreso
  • Cursos intra-congreso
  • Cursos de auxiliares
  • Cursos de higienistas
  • Cursos Técnicos de Laboratorio
  • Otros Fines

Requisitos de las salas secundarias:

  • Al menos dos con capacidad de 100 a 150 butacas cómodas.
  • Varias con capacidad inferior a 100 personas.
  • Escenario o estrado donde disponer la mesa de presidencia, atril con luz, etc.
  • Espacio para banderas y otros elementos decorativos, como el cartel anunciador de la R.A., pancartas, etc.
  • Medios audiovisuales adecuados
  • Posibilidad de variar la intensidad de iluminación.
  • Megafonía en correcto estado, con micrófonos de solapa para los dictantes y fijos en la mesa de presidencia.
  • Dos cabinas de traducción simultanea, con auriculares inalámbricos para todas las butacas, en una de las salas si se prevé su necesidad.
  •  

C – ESPACIO PARA POSTERS:

Amplio, bien iluminado y señalizado.  Se recomienda la situación en proximidad a la exposición comercial o en un lugar de frecuente paso.

Deberá disponer de paneles donde situar las presentaciones y de todo lo necesario para una fácil colocación por parte de los panelistas.

Debe realizarse un plano del espacio dedicado a este fin, con la distribución de los paneles.

La situación de cada trabajo se adjudicará por orden de recepción sobre el plano previamente confeccionado.

D – EXPOSICION COMERCIAL:

  • Se debe contar con un espacio amplio, de 2.000 a 3.000 m2, a ser posible diáfano y en una sola planta y que prevea:
    • Fácil y frecuente tránsito de los congresistas
    • Buena iluminación, aireación, toma de fuerza, pasillos amplios, etc.
  • 1 año antes de la R.A. se debe aportar a la J.D. el plano con el estudio de la distribución de las diferentes categorías de Stands:
    • Stand de SEPES
    • Stand de Colaboradores-sponsors de SEPES
    • Stand de otros colaboradores.

También se aportará un estudio de flujo de congresistas para evitar los espacios muertos.

  • SEPES facilitará, en su momento, a la J.L. el contrato de sponsorización firmado con cada empresa colaboradora.

E – ESPACIO PARA PAUSAS/CAFES:

Su emplazamiento ideal es en la proximidad de la exposición comercial o, incluso, englobada en ella, para atraer a los congresistas, alejar el ruido de las salas de conferencias, etc.
 
Debe preverse la necesidad de espacio suficiente para mesas y un reservado para la empresa encargada de servir los almuerzos, cafés, etc., además de espacio para servicios de catering opcionales de pago.

Se tendrán en cuenta las negociaciones que hayan tenido las distintas Juntas Directivas de SEPES con las casas comerciales con el fin de disponer de tiempo y espacio suficientes para la realización de comidas o cenas en el lugar de la exposición comercial.

Se contará con estas necesidades a la hora de confeccionar el plano de la exposición comercial.

F – ESPACIO PARA LA SECRETARÍA TÉCNICA:

Será la encargada de gestionar todo lo relativo a inscripciones, reservas hoteleras y cuantos asuntos técnicos y organizativos se planteen durante la R.A.
Para ello deberá adaptar los métodos y medios a la situación tecnológica del momento permitiendo y facilitando que los interesados contacten con ella y realicen sus inscripciones mediante métodos tradicionales o telemáticos, Internet,…

Dispondrá de un espacio amplio dentro de la Sede y lo más cerca posible de la entrada al recinto donde se celebrará la R.A.

Deberá organizarse en distintas mesas o mostradores para dividir el trabajo y poder atender correctamente a los congresistas.

Servirá de punto de encuentro con los miembros de la J.L.

Contará con material ofimático como fotocopiadora, rotulación, paneles de información, sistema de avisos electrónicos, etc.

G – ESPACIO PARA LA SECRETARÍA CIENTÍFICA:

Será la oficina del Comité Científico (en adelante C.C.) de la R.A. y acometerá las funciones de:

  • Recepción de material audiovisual.
  • Consigna de material científico y audiovisual.
  • Facilitará la posibilidad de revisión del material a utilizar por los dictantes, poniendo a su disposición una pequeña sala o despacho con los medios audiovisuales necesarios.

H – ESPACIO PARA LA SECRETARÍA DE SEPES:

Será la encargada de:

  • Controlar las funciones de la secretaría técnica en cuanto a gestión de inscripciones y reservas hoteleras.
  • Auspiciar las funciones de la secretaría científica.
  • Preparar los envíos publicitarios.
  • Todo lo relativo a dictantes.

Se dispondrá de una oficina o despacho, además del Stand de SEPES, donde la Gerencia realice las funciones de:

  • Oficina de la Sociedad.
  • Relación con los patrocinadores y expositores.
  • Punto de reunión de la J.D. de SEPES.
  • Atención al socio en privado.
  • Almacén de material de la Sociedad.

Esta oficina estará también a la disposición de la J.L.

I – PRESIDENCIA DE SEPES:

El Presidente de SEPES dispondrá de una sala o despacho, donde poder atender las funciones de su cargo.  Este espacio podrá ser utilizado por el resto de miembros de la J.D. de SEPES.

J – SEGURIDAD:

  • No se admitirá ninguna reserva hotelera si no va acompañada de la inscripción a la R.A.
  • Se realizarán acreditaciones que faciliten la identificación sin esfuerzo de la persona que la lleva, siendo conveniente que la letra sea grande y que incluya nombre y provincia (país si fuera extranjero). En este sentido, puede ser útil diferenciar por código de color.
  • Todas las personas con derecho a franquear la entrada a la Sede de la R.A. deberán llevar en sitio bien visible su acreditación de forma permanente.Si alguien la perdiese deberá solicitar otra en la Secretaría Técnica, donde se le facilitará una copia tras anotar el hecho en su libro de incidencias y comunicarlo a Seguridad.
  • Se contratarán servicios de seguridad si la sede no cuenta con personal dedicado a estas tareas. Su misión, entre otras, será la de vigilar el acceso a la Sede, evitando el paso de personas no identificadas o de posibles altercados y ofrecer seguridad a los Expositores sobre la integridad de sus Stands.
  • Toda candidatura a organizar una R.A. deberá contratar un Seguro de responsabilidad civil de la misma, así como de los asistentes y de los expositores.

K – HOTELES

  • Descripción de los mismos
  • Plano de su localización en la Ciudad.
  • Precios de los diferentes tipos de habitación

L – COMUNICACIONES DE LA CIUDAD Y DE LA SEDE

  • Aeropuerto Internacional, Nacional u otras comunicaciones preferentes.
  • En caso de no ser la Sede un hotel, es aconsejable un servicio de transporte que comunique periódicamente la Sede con los hoteles y los hoteles entre sí, para potenciar tanto la comunicación entre los congresistas, como entre éstos y sus acompañantes.

M – ACTOS SOCIALES

Se debe aportar un breve proyecto que puede incluir:

  • Ruedas de prensa
  • Cocktail de Bienvenida
  • Inauguración Oficial
  • Recepciones Oficiales
  • Cocktail al sector industrial
  • Cena de gala/cena de clausura
  • Programa de acompañantes
  • Se debe pensar en la necesidad de contar con un servicio de guías y una flota de autobuses idénticos y debidamente señalizados.
  • Los organizadores deben tener en cuenta el tipo de acto, el protocolo en las mesas, los oradores, etc.

N – PRESUPUESTOS

El presupuesto del congreso deberá ser aprobado por la J.D. a propuesta de la J.L. (con dos años de antelación el presupuesto inicial y con uno el presupuesto definitivo). Cualquier desviación al alza mayor de un 10% de cualquier partida de los presupuesto aprobados deberá ser aprobada por la J.D., previa presentación de un informe razonado que lo justifique por parte del Presidente de la R.A.

En el presupuesto se detallarán los siguientes apartados

  • Gastos fijos
  • Sede
  • Salas de conferencias
  • Exposición comercial
  • Oficinas
  • Aulas
  • Equipos Técnicos de audiovisuales
  • Traducción simultánea
  • Personal Auxiliar: Azafatas, etc.

Ponentes:

  • Honorarios
  • Gastos desplazamiento y alojamiento
  • Obsequios
  •  

Señalización y decoración:

  • Pancartas
  • Carteles
  • Instalación para la colocación de posters y stands de exposición comercial
  • Decoración floral, etc

Gastos generales de Sede:

  • Seguridad
  • Seguro de R.C.
  • Prima de seguro que cubra la posibilidad de suspender el congreso ante fuerzas de causa mayor.
  • Comunicaciones: conexiones de autobús hoteles-sede.
  •  

Marketing:

  • Diseños de programa
  • Imprenta
  • Gastos de envío

Material promocional:

  • Material audiovisual
  • Camisetas
  • Bolígrafos
  • Etc.

GASTOS VARIABLES

  • Secretaría Técnica:  fijar precio/asistente o sponsorización
  • Restauración
  • Cocktail de bienvenida
  • Cocktail de inauguración oficial
  • Pausas café
  • Comidas de Trabajo
  • Cena de gala/Clausura

Actos sociales:

  • Programa acompañantes:
  • Excursiones
  • Museos
  • Visita ciudad

Regalos y recuerdos:

  • Ponentes
  • Congresistas
  • Acompañantes
  • Industria
  • Comités
  • Presidente y secretario local.

Varios:

  • Carpetas/carteras congresistas
  • Material escritura congresistas
  • Identificativos

La J.L. será responsable de la gestión de las diferentes partidas presupuestarias aprobadas, debiendo presentar a la Secretaría de SEPES las correspondientes facturas.

La J.L. asumirá los compromisos de la J.D. durante el Congreso, incluyendo invitados de la misma y descuentos en la exposición comercial a los socios colaboradores.

La J.L. se compromete a mantener (al menos mensualmente y cada vez que se le solicite) informados a la J.D. del estado contable del congreso.

El cierre definitivo de los datos económicos se efectuará en los cuatro meses siguientes a la finalización de la reunión.

O – OTROS PROYECTOS

  • Información cultural sobre la Ciudad y su entorno.
  • Ampliaciones de viaje para excursiones, etc.
  • Programa de animación infantil y guardería
  • Programa de ayuda a discapacitados, situaciones especiales (dieta, religión, etc.).
  • Reportaje fotográfico de la R.A., que podrá verse e incorporar a la web de la Sociedad o a la Memoria, incluir en el Boletín “La SEPES informa” y en otras publicaciones de SEPES.

P – ADHESIONES DE INSTITUCIONES

  • Gobierno Central
  • Gobierno Autonómico
  • Diputaciones o Cabildos
  • Ayuntamientos
  • Universidades
  • Facultades
  • Colegios Profesionales
  • Sociedades científicas de ámbito Nacional, Regional o Local.

Se debería tener en cuenta que algunas instituciones, además del respaldo moral, ofrecen la sede si se les solicita con el fin de fomentar eventos en la zona de modo gratuito o con importantes descuentos por la utilización de bienes de su propiedad.

En otras ocasiones, el Ayuntamiento o la Universidad ofrecen recepciones con Cocktail, o una aportación para tal fin.

Los colegios y entidades profesionales suelen estar interesados en primar la actividad científica.

4 - ORGANIZACIÓN TECNICA Y GESTION ECONOMICA

Las inscripciones deberán ir divididas en dos apartados para facilitar la gestión económica de la R.A. y el control de gastos.  Estos apartados incluirán:

Apartado 1:

  • Inscripciones a cursos, totalidad de la reunión o a eventos científicos puntuales que se realicen dentro de ella (curso precongreso, auxiliares, higienistas, técnicos de laboratorio o cursillos monográficos específicos, etc.)
  • Inscripciones a actos sociales no incluidos en la inscripción al congreso.
  • Inscripciones de actividades del programa de acompañantes.

La cantidad correspondiente al pago de los derechos de inscripción de estas actividades se ingresará en una cuenta corriente con el nombre de la R.A, abierta en nombre y con el CIF de SEPES, y en la cual tengan firma el Presidente y Tesorero de la Junta Directiva y el Presidente y Tesorero de la Junta Local.  Desde esta Cta./Cte. se procederá al pago de todos los gastos derivados de la organización de la R.A. mediante la firma o autorización del Presidente de la R.A. o el Tesorero de la R.A.  El pago de aquellas cantidades con una desviación mayor del 10% del presupuesto de la reunión deberá contar con la autorización por escrito del Presidente o el Tesorero de la J.D. de la Sociedad.

Apartado 2:

  • Reservas Hoteleras
  • Contratación de desplazamientos no incluidos en la inscripción al congreso (billetes de avión, tren, etc.)

La cantidad correspondiente al pago de estas reservas se enviará directamente al Tour-operador o agencia de viajes contratada al efecto, o a la secretaría técnica de la R.A., si así lo decide la J.L.  Para ello deberá estar incluido en el folleto de inscripción la lista de hoteles recomendados, indicando su precio (previamente convenido), categoría, fecha de entrada y salida, etc., así como la forma de pago de estas cantidades (transferencia bancaria, cheque a nombre de la empresa encargada, etc.).

En caso de que la empresa contratada sea la encargada de la secretaría técnica, los pagos derivados de los gastos de organización de la R.A. encargados a dicha empresa se realizarán desde la Cta./Cte. a nombre de la R.A. en la que se ingresan las cantidades correspondientes al APARTADO 1.

  • En caso de que la J.D. haya llegado a algún acuerdo de colaboración con alguna empresa del sector (sponsorización, etc), la agencia de Viajes y Congresos, será la oficial de SEPES

Funciones de la J.L.

  • Se encargará de toda la organización social y de la buena marcha de todo lo relativo a la R.A., con absoluta coordinación con la J.D. de SEPES.
  • Deberá llevar un Libro de Actas y una Memoria de todo lo que emprenda, desde el momento de presentar su candidatura hasta la clausura de la R.A.
  • Propondrá a la Junta Directiva de SEPES los integrantes del C.C., de cuya composición  y funciones trata el apartado 8. Es función de la J.D. de SEPES la aprobación de dicho comité
  • Deberá comprometerse a realizar los desplazamientos que sean necesarios para la difusión de la R.A.
  • El Presidente y al menos tres miembros de su J.L. deben acudir a la R.A. previa con el fin de presentar el proyecto del programa definitivo ante la Asamblea . También difundirán la misma entre los asistentes mediante la instalación de una mesa atendida por personal contratado, donde se informará de su candidatura y proyecto., se repartirán programas, panfletos, objetos reclamo, degustaciones gastronómicas, etc.  También podrán realizar proyecciones de videos o montajes audiovisuales, etc.
  • Algún miembro de la J.L. o socio de SEPES en quien se delegue, acompañado o no de personal de la Secretaría Técnica y si procede de alguna azafata, deberá asistir a los actos que se seleccionen para montar mesas de difusión de la R.A.
  • En estos desplazamientos, SEPES mantendrá un constante apoyo a la J.L., pudiendo desplazar al personal y material de la Sociedad  para mayor difusión de la R.A.
  • Procurará hacer llegar a los medios de comunicación y especialmente a las revistas profesionales del sector dental, publicidad detallada de la R.A., carteles, programa preliminar o definitivo, notas de prensa, fotografías, etc.
  • Trabajar conjuntamente con la JD para lograr los sponsors  necesarios

El programa de difusión de la R.A. debe incluir como mínimo:

Presentación de programas a la Junta Directiva:

  • Reunión Anual dos años anteriores a la organizada:  programa científico preliminar
  • Reunión Anual un año anterior a la organizada: programa científico definitivo.

 Maquetación y distribución de programas:

En la RA que se celebre 2 años antes de la que se pretende organizar, se presentará un plano del espacio disponible para la exposición comercial. Posteriromente, la/s persona/s encargada/s de la JL y de la JD de SEPES, así como el personal de la secretaría de SEPES encargado de la gestión de los stands, deben realizar una visita real al palacio de congresos para confirmar la situación in situ de los distintos stands.

Con el fin de agilizar la elección de los stands por las casas comerciales, se intentará hacer una reunión previa sólo con los sponsor de SEPES en el mes de Junio/Julio del año anterior a la RA. En este momento se realizará el sorteo y elección de stands de los sponsor.

En el Congreso del año anterior se debe distribuir el Programa Preliminar encartado en la cartera del congresista y  organizar una reunión con toda la industria presente en dicho congreso para presentar el proyecto, el plano de distribución de stands con las debidas explicaciones de situación de coffee-break, almuerzos si los hubiera, ubicación de las salas respecto a la exposición comercial que explique el tránsito de los congresistas por el Palacio,…

Mailings y publicidad:

OCTUBRE:  – Folleto divulgativo del programa científico definitivo para su difusión en la R.A. anterior.

DICIEMBRE-ENERO: – Inclusión del programa definitivo en el boletín de la Sociedad “La SEPES Informa”.

DICIEMBRE-MARZO.- Mailing Nacional gratuito en la revista RCOE. Debe cumplir unos requisitos de medidas y peso.

ABRIL-MAYO: – Mailing nacional con programa definitivo, hoja de inscripción, reservas hoteleras, etc.

MAYO-JUNIO: – Inclusión del programa definitivo en el boletín de la Sociedad, adjuntando como encarte hoja de inscripción, reservas hoteleras, etc.

SEPTIEMBRE: – Inclusión del programa definitivo, hoja de inscripción, etc. en el boletín de la Sociedad, así como dedicación de la portada de dicho boletín a la R.A.

Envío periódico de información a las publicaciones oficiales de las instituciones: colegios profesionales, Consejo General, etc.

Para ello, la J.L. pondrá a disposición del director del boletín todo lo necesario (fotolitos, etc.) para la inclusión del material gráfico en las publicaciones de la sociedad.

Se entregarán programas definitivos y boletines de inscripción a todos los colaboradores y participantes en la Exposición Comercial, para que los remitan a sus clientes como parte de su correspondencia.

PAGINA WEB:

  1. Debe estar habilitado 1 año antes.
  2. En el mes de marzo – abril debe aparecer boletín de inscripción on-line y envío de comunicaciones.
  3. Debe aparecer una banner del Congreso.
  4. Debe existir un link entre la base de datos del congreso y la base de datos de SEPES.

 

5 - DE LOS PATROCINADORES Y EXPOSITORES:

  • Las entidades con contrato de colaboración con SEPES tendrán preferencia en la elección de espacio en la exposición comercial y acceso a los cafés y cocktail de bienvenida. Se deberá efectuar un sorteo entre los sponsor teniendo preferencia los sponsor Preferentes, luego los Trianuales y por último los Anuales por este orden. Elegirán stand según el orden de dicho sorteo y dispondrán cada uno de ellos de 3 días hábiles para elegir situación; transcurrido este plazo la organización contactará con el siguiente sponsor.
  • Los sponsor tendrán derecho a 2 invitaciones a la cena de gala del congreso
  • La adjudicación de los stands será definitivamente realizada en la formalización del contrato, entendiendo por tal la firma y el ingreso en la cuenta bancaria de R.A. de la cuota económica pactada.  La no formalización antes de 4 meses de la R.A. anulará la reserva.
  • Los expositores sin contrato de colaboración con SEPES tendrán una tarifa standard, que les dará derecho a un stand, el cual se adjudicará por riguroso orden de formalización del contrato, entendiendo por tal la firma y el ingreso en la cuenta bancaria de la R.A. de la cuota económica pactada.
  • El precio base de un “stand” se establecerá por módulos de 6, 9, 12 m2 (siendo el de 6 m2 el considerado como estándar).  No obstante, podrán ser tenidos en consideración otros procedimientos para el cálculo del precio del “stand”.
  • En la publicidad del programa, se deberá incluir obligatoriamente  un espacio destinado a las empresas con contrato de colaboración con SEPES.
  • Las entidades patrocinadoras de actos independientes verán reflejado su nombre en el programa en relación con el acto patrocinado.
  • Los objetos que sean susceptibles de financiarse por medio de publicidad serán ofrecidos previamente a los Socios Colaboradores, entendiéndose que, si antes de 6 meses de la R.A. no han comunicado su interés, quedan libres de ser ofrecidos al patrocinio de otras Casas Comerciales o Instituciones.
  • Se confeccionarán pegatinas, carteles y otros reclamos para la difusión de la reunión, que deberá ser entregadas a los colaboradores para su difusión.
  • Otros reclamos publicitarios (chapas, globos, bolígrafos, llaveros, cepillos de dientes que nos cedan grabados, pegatinas, folletos de SEPES, folletos de la ciudad cedidos por Ayuntamientos, Diputaciones, etc), se entregarán en el “Stand de SEPES” y también se darán a los Socios Colaboradores para que los entreguen en otras reuniones a las que asistan.

6 - DE LOS CONGRESISTAS

A continuación se especifican los apartados que deberían aparecer en la hoja de inscripción:

ASOCIADOSAntes 30/09Antes 30/06En sede
SOCIOS DE SEPES (1)   
SOCIOS VETERANOS

0 euros

0 euros

0 euros

SEPES JUNIOR (<2 AÑOS FIN LICENCIATURA)   
SEPES JUNIOR (>2 AÑOS FIN LICENCIATURA)   
TÉCNICOS DE LABORATORIO   
NO ASOCIADOSAntes 30/06Antes 30/09En sede
NO SOCIOS   
SOCIEDADES AMIGAS   
ESTUDIANTES Y <2 AÑOS FIN LICENCIATURA Y POSGRADOS DE PRÓTESIS NO SOCIOS   
HIGIENISTAS   
TECNICOS LABORATORIO   

 

TALLERES   
CURSOS   

Las tarifas deberán, pues, ser claramente diferenciadoras entre congresistas:

  • Asociados de SEPES
    1. Socios de SEPES. Las Juntas Directiva y Local decidirán en cada congreso incluir o no en esta tarifa a los colegiados de la ciudad sede
    2. Socios veteranos (Mayores de 70 años con 15 años de antigüedad). Su inscripción será gratuita
    3. Socios SEPES Junior (socios de Sepes menores de 30 años). Ha de recordarse a todos los estudiantes que quieran apuntarse en esta categoría que hacerse socio de SEPES es gratuito durante la realización de los estudios de pregrado en Odontología y hasta cumplir 2 años de haber finalizado dichos estudios. En esta categoría preferencial también quedan incluidos aquellos alumnos que estén cursando estudios de Posgrado en Prótesis en alguna universidad española en el momento en el que tenga lugar la R.A. siempre que sean socios de SEPES (se requerirá acreditación que lo certifique).
  • No asociados de SEPES
    1. No socios
    2. Socios de otras asociaciones (“sociedades amigas”) con las cuales SEPES tenga en el momento de la R.A. algún acuerdo de cooperación en cuanto a las tarifas de inscripción de las respectivas reuniones anuales
    3. Estudiantes de pregrado y recién licenciados: la J.L. valorará la posibilidad de incluir a estos congresistas no socios de SEPES en un apartado distinto y, por tanto, con tarifa independiente, del apartado de SEPES Junior
    4. Miembros Adheridos
      Auxiliares e Higienistas
      Técnicos de laboratorio
    5. Participantes en cursos pre o intra congresos
  • Las inscripciones deberán estar disponibles en la web en los meses de abril-mayo (al igual que las normas para la presentación de las comunicaciones)
  • Los miembros de la J.L.  tendrán gratuita su inscripción a la R.A. Los integrantes del C.C. de la R.A. no gozarán de dicha exención.
  • Los inscritos en cursos pre o intracongreso solo accederán al acto científico contratado y a los cafés de descanso que haya durante el mismo.
  • A los asistentes a la R.A. se les entregará un certificado de asistencia
  • A los asistentes a cursos pre-congreso se les dará un certificado de asistencia
  • Se valorará, por parte de la J.L., entregar un recuerdo de la R.A. a congresistas y acompañantes.
  • Debe tenderse a marcar tarifas mínimas para actos sociales, debiendo dejar libre la inscripción a excursiones, cena de gala, etc.
  • Debe hacerse publicidad de la cena de gala, con ganchos atractivos para que asista un gran número de personas (dar regalos, expositores, etc.)

7 - DE LOS COLABORADORES CIENTÍFICOS

  • Dictantes de cursos y conferencias:  tendrán derecho a:
    • Viaje en avión clase turista en vuelos de menos de 4 horas.
    • Habitación doble en régimen de A/D (gastos extras aparte) durante los días de la R.A.
    • Inscripción gratuita a la R.A. para el dictante.
    • Placa y diploma de reconocimiento.
    • Obsequio
  • Dictantes de Comunicaciones Científicas:

Todos aquellos que deseen presentar una comunicación al Congreso, harán constar a cual de los siguientes 3 grupos (Comunicaciones Orales Clínicas o COC, Comunicaciones Orales de Investigación o COI y Comunicaciones en formato poster o CP) pertenece.
El comité científico se reserva el derecho a cambiarla de grupo en función de factores como interés científico, metodología empleada, tiempo disponible, etc.
La colaboración de los dictantes en el programa científico, tanto en formato oral como en formato poster, será reconocida mediante la inclusión de la presentación en un libro de comunicaciones científicas con ISBN con el objetivo de que tengan valor curricular y poder incluirlas en bases de datos de interés odontológico, así como la entrega de un diploma de reconocimiento al finalizar la defensa de la comunicación.
Todas las comunicaciones orales serán defendidas según unos criterios preestablecidos en cuanto a espacio y tiempo:

  • El espacio físico para la lectura de las mismas será un máximo de 4 salas con capacidad aproximada para 100 personas cada una. En ellas se realizará la lectura simultánea de las comunicaciones durante la mañana o tarde del primer día.
  • Las comunicaciones orales se dividirán en 2 grupos: COC y COI. El Comité científico intentará asignar horarios consecutivos a todas aquellas que pertenezcan al mismo grupo
  • Durante la defensa de las mismas no se programarán otras actividades científicas para odontólogos que puedan restarles importancia.
  • La duración de la comunicación oscilará entre 10 y 15 minutos, en función de las disposiciones que la J.L. tome en las bases de la convocatoria de la R.A.
  • Todos aquellos congresistas que presenten comunicaciones y que, además, sean socios SEPES Junior pueden optar al Premio SEPES Junior, con las siguientes bases:
    • Tendrá lugar dentro del marco de la R.A.
    • Podrán participar los asociados Junior que presentaran comunicación en formato oral y que así lo solicitaran.
    • Para cada sala de comunicaciones, el C.C. de la R.A. designará un Jurado, formado al menos por 2 personas, que evaluará cada una de ellas en función de unos parámetros que el propio C.C. les hará llegar. Con estas puntuaciones, se seleccionará una comunicación por cada sala para ser de nuevo defendida en el Auditorio de mayor capacidad de la Sede, en horario no compartido por ninguna otra actividad científica para odontólogos. Todos los integrantes de los distintos Jurados de comunicaciones se unirán en esta sala y puntuarán las presentaciones seleccionadas designando la merecedora del Premio SEPES Junior.
    • El trabajo seleccionado, coincidente o no con  otro/s premio/s que eventualmente pueda la J.L. otorgar a las comunicaciones orales, se premiará con una beca para realizar una estancia en centros nacionales y/o extranjeros de reconocido prestigio. La localización de dicho centro  y la cuantía económica del Premio serán comunicados por la J.D. de SEPES.

8 - DEL COMITÉ CIENTÍFICO

  • Sus integrantes serán propuestos por la J.L. y aprobados por la J.D. de SEPES.
  • Estará formado por un mínimo de 3 y un máximo de 5 personas, todas ellas socios de la Sociedad. Una y sólo una de ellas tendrá el cargo de Presidente del C.C., con voto de calidad en todas las deliberaciones del mismo
  • Entre sus componentes figurarán al menos un miembro de la J.D. de SEPES y un miembro de la J.L.
  • Sus misiones comprenden (en colaboración con las J.D. y J.L.):
    • Organizar el programa científico de la R.A.
    • Establecer las formas y personas de contacto con todos y cada uno de los ponentes de la R.A.
    • Designar el Jurado de las Comunicaciones Orales: éste estará compuesto por, al menos, 2 personas en cada una de las salas donde se lean comunicaciones orales
    • Designar el Jurado de las Comunicaciones en formato poster: éste estará compuesto por, al menos, 2 personas.
    • Coordinar la selección de las mejores comunicaciones orales que cada Jurado haya designado como la mejor de cada sala de lectura
    • Una vez leídas dichas comunicaciones en el auditorio, tendrá voto de calidad si hubiera 2 con igual número de votos de los Jurados de todas las salas
    • Entregar a la J.D. de SEPES la decisión de los Jurados respecto a la comunicación oral merecedora del Premio SEPES Junior de la R.A.
    • Recibir la comunicación ganadora de los autores para enviarlas a la edición del Boletín de SEPES con el fin de que sea allí publicada.
  • Tanto el C.C. como los jurados de las comunicaciones no estarán exentos de pagar la inscripción al congreso del modo habitual

9 - ASAMBLEA DE SEPES

La Junta local pondrá a disposición de la J.D. una sala adecuada para la celebración de la Asamblea General Ordinaria de SEPES, en el día y hora previamente pactados entre la J.D. y J.L.